管理賦能3——《提效能——管理者時(shí)間管理》


管理賦能系列課程3：


《提效能——管理者時(shí)間管理》


　　　　　　　　　　　　　　　培訓(xùn)師：李罡

1. 課程背景
時(shí)間管理對(duì)于管理者來說是一項(xiàng)基本的重要工作技能。管理者每天需要處理的
工作事件繁雜，有計(jì)劃內(nèi)需要處理的事件，也有計(jì)劃外臨時(shí)突發(fā)的工作事件，更有
大部分時(shí)間需要與不同的人進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)的事件。這導(dǎo)致很多管理者每天忙的焦頭
爛額、疲于應(yīng)對(duì)、身心憔悴，工作效率不但沒有提升，反而精力下降、身體健康受
損。
那么，管理者應(yīng)如何管理好自己的時(shí)間呢？
首先，管理者要知道自己的時(shí)間都花在了哪里。做好時(shí)間的效率分析，知道哪
些時(shí)間的付出是有價(jià)值的，哪些時(shí)間的付出是無意義的浪費(fèi)。從而能夠有重點(diǎn)地制
定時(shí)間管理計(jì)劃。
其次，管理者要有適合自己的時(shí)間管理方法。每個(gè)人的工作習(xí)慣不同，每個(gè)人
關(guān)注的重點(diǎn)不同，每個(gè)人對(duì)事件的重要緊急程度判斷不同，所以管理者要找到適合
自己的高效的時(shí)間管理方法。
本課程重點(diǎn)分享一些時(shí)間管理方法，管理者可根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇適合自
己的方法，并持之以恒，養(yǎng)成習(xí)慣，提升工作效能。
二、課程目標(biāo)
■
能夠認(rèn)識(shí)到造成時(shí)間浪費(fèi)的主客觀原因，分析自身情況，找到改進(jìn)時(shí)間管理的方向
；
■
能夠運(yùn)用碎片化時(shí)間管理的四種策略，對(duì)日常工作和生活中的碎片化時(shí)間進(jìn)行有效
利用，以提高碎片時(shí)間的價(jià)值；
■
能夠運(yùn)用每日時(shí)間管理的方法，對(duì)每日工作事件進(jìn)行輕重緩急的區(qū)分，達(dá)到工作重
點(diǎn)突出、提升工作效能的目的；
■
能夠運(yùn)用衣柜整理法，對(duì)工作事件制定有效的處理策略，養(yǎng)成時(shí)間管理的良好習(xí)慣
。
三、授課方式
■ 案例分析：示例說明，案例練習(xí)；
■ 小組討論：集體智慧，群策群力；
■ 工具演練：結(jié)合實(shí)際，工具應(yīng)用。
四、課程對(duì)象：企業(yè)新晉管理者、中基層管理干部
五、課程時(shí)間：１天——2天（每天6小時(shí)）
6. 課程大綱:
一、診斷時(shí)間：時(shí)間管理效率分析
　1、時(shí)間管理，自我管理
■ 健康管理：健康的身體是高效工作的保障
■ 精力管理：讓自己保持旺盛的精力
■ 習(xí)慣管理：養(yǎng)成高效的工作生活習(xí)慣
2、時(shí)間浪費(fèi)，原因分析
　　　案例討論：部門經(jīng)理王剛一天的時(shí)間管理存在哪些問題？是什么原因?qū)е碌模?br /> ■ 時(shí)間浪費(fèi)主觀原因
? 目標(biāo)模糊，表述不清
改善方法：設(shè)定目標(biāo)SMART原則
? 溝通不暢，出錯(cuò)返工
案例：管理者指令下達(dá)不清導(dǎo)致員工執(zhí)行不力
? 習(xí)慣拖延，行動(dòng)不力
案例：張經(jīng)理的拖延癥
　　　　　 拖延癥的負(fù)面影響
　　　　　 測試：拖延商數(shù)測試
　　　　　 改善方法：戰(zhàn)勝拖延癥的戰(zhàn)拖公式
? 缺少主次，平均用力
改善方法：80/20法則、ABC分類法
? 缺乏條理，物品凌亂
改善方法：辦公環(huán)境5S管理
? 不會(huì)拒絕，負(fù)荷過大
改善方法：投資——收益分析
■ 時(shí)間浪費(fèi)客觀原因
? 工作流程，復(fù)雜低效
案例：某企業(yè)賬務(wù)報(bào)銷流程復(fù)雜，導(dǎo)致員工效率低下
改善方法：工作流程優(yōu)化
? 會(huì)議太多，成本增加
改善方法：以貢獻(xiàn)判斷會(huì)議是否需要召開
? 信息流通，低效受阻
案例：跨部門間缺少信息及時(shí)共享
3、記錄時(shí)間，效率分析
■ 避免掉入時(shí)間黑洞
■ 記錄時(shí)間：時(shí)間管理日志
■ 效率分析：區(qū)分四種情況
必須親自做、根本不必做、不必親自做、浪費(fèi)別人時(shí)間
二、化零為整：碎片時(shí)間有效利用
1. 九宮格法，梳理目標(biāo)
人有五大需求：心靈、心智、健康、情感、財(cái)務(wù)
工具：九宮格法
練習(xí)：運(yùn)用九宮格法進(jìn)行目標(biāo)梳理
2. 碎片時(shí)間，管理策略
■ 加法策略：增加碎片時(shí)間價(jià)值
? 工具：碎片化時(shí)間清單法
? 小組討論： 碎片時(shí)間場景及可以安排的活動(dòng)
■ 減法策略：減少時(shí)間切換成本
? 小組討論：工作中可能遇到哪些打斷？避免打斷的應(yīng)對(duì)方法。
■ 乘法策略：切換工作內(nèi)容模式
? 莫法特休息法
? 左右腦切換法
? 時(shí)間管理工具：番茄工作法
番茄工作法的流程
■ 除法策略：目標(biāo)拆解化整為零
? 由大到小拆
? 由遠(yuǎn)及近拆
三、輕重緩急：每日時(shí)間計(jì)劃使用
1、列出清單
■ 清單內(nèi)容：待完成事項(xiàng)、臨時(shí)插單事項(xiàng)、預(yù)約安排事項(xiàng)、未完成事項(xiàng)
■ 記錄原則：隨手記、72小時(shí)法則、狀態(tài)優(yōu)先法則
2、排定優(yōu)先
■ 時(shí)間管理四象限法則：重要——緊急二維矩陣
■ 練習(xí)：請(qǐng)區(qū)分以下10件工作的四象限分布
■ 四象限事物處理方法
■ 第三象限事物處理法則：猴子管理法
■ 第二象限事物處理法則：目標(biāo)描述任務(wù)分解
3、制定計(jì)劃
■ 工具：四象限時(shí)間計(jì)劃表
■ 工具：日工作計(jì)劃表、月工作計(jì)劃表
4、采取行動(dòng)
■ 時(shí)間管理6條行動(dòng)原則
■ 實(shí)物文件整理：三要整理法
■ 電子郵件處理：CBDEF法
5、調(diào)整改善
■ 每日工作評(píng)估改善
■ 復(fù)盤四步法
四、事半功倍：衣柜整理時(shí)間管理
導(dǎo)入：生活中整理衣柜的流程
收集——區(qū)分——組織——執(zhí)行——回顧
衣柜整理法圖示
1、收集：工作清單
■ 列出每日工作清單
2、區(qū)分：明確意義
■ 3類不用行動(dòng)的事件
■ 6類可以行動(dòng)的事件
■ 練習(xí)：羅列一天的工作事項(xiàng)，進(jìn)行區(qū)分練習(xí)
3、組織：清單系統(tǒng)
■ 工具：3+1清單系統(tǒng)
? 3：將來某時(shí)清單：將來可能會(huì)做，也可能不會(huì)做的事件
行動(dòng)清單：今日需要采取行動(dòng)的事件
項(xiàng)目清單：需要進(jìn)行任務(wù)拆解的項(xiàng)目
? 1：日程表：特定時(shí)間需要完成的工作
4、執(zhí)行：采取行動(dòng)
■ 應(yīng)對(duì)突發(fā)事件4D行動(dòng)
5、回顧：心中有數(shù)
■ 日周回顧事項(xiàng)
■ 每日工作效率分析
＜到此結(jié)束＞

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