課程1：高級秘書行政助理實操訓(xùn)練


高級秘書行政助理技能提高訓(xùn)練


您是秘書、助理、行政管理者，是領(lǐng)導(dǎo)“身邊”的人，您是否對以下問題感到困惑：
1. 對秘書角色認(rèn)知不清？
2.
同樣的工作機(jī)遇，同樣的發(fā)展平臺，為什么有的人能在很短的時間里平步青云，成為領(lǐng)
導(dǎo)的得力助手，成為企業(yè)不輕易被取代的人，而有的人付出不少，卻不能被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可
？
3. 想成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，卻不知道如何才能做得優(yōu)秀？
4. 看著領(lǐng)導(dǎo)每日的繁忙，想輔助他做更多的工作，卻不知從何下手？
5. 面對領(lǐng)導(dǎo)，不知道自己在領(lǐng)導(dǎo)心目中的價值是多少？
6.
領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，努力去做了，但為什么結(jié)果與領(lǐng)導(dǎo)的要求差距甚遠(yuǎn)，領(lǐng)導(dǎo)不滿意呢？


7.
工作中總是被動，想主動卻缺乏清晰的努力方向？對秘書工作缺乏基本的理論支持？
8.
輔助領(lǐng)導(dǎo)的工作，很多時候不知道如何去行使“權(quán)利”；碰到“難纏”的下屬，不知道如何
奠定自己的“領(lǐng)導(dǎo)”地位？領(lǐng)導(dǎo)催辦的工作，對方總是拖延，自己卻無力解決？
9.
與領(lǐng)導(dǎo)工作中積累的各種社會資源，卻不知道如何去利用？如何把握和領(lǐng)導(dǎo)的距離，心
中沒底？
10. 對公司的“潛”規(guī)則，不知該如何應(yīng)對？
11、如何服務(wù)好多頭領(lǐng)導(dǎo)？
12、對領(lǐng)導(dǎo)交辦臨時工作，卻不知如何進(jìn)行統(tǒng)籌？
13、禮儀看似微不足道，如何認(rèn)知其重要性？
14、在所從事的工作中總是被動行事，如何才能主動掌握工作節(jié)奏？
15、想努力提升工作的效率，但卻不知從何處下手？
16、如何能在崗位上保持良好的工作狀態(tài)？
17、如何提升自身的崗位能量及能力能量？
18、不明確自己未來職業(yè)發(fā)展方向是什么？
19、……
諸如以上的問題，都是每個秘書、助理/行政管理者在工作中感到困惑的，如何把握
正確方向從而迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)，工作能力，成為行政管理者亟待解決的問題。
——如何全方位打造五星級秘書，從優(yōu)秀到卓越，通過學(xué)習(xí)我們能找到結(jié)果。



在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競爭日益激烈的今天，企業(yè)對秘書水平要求也越來越高，對秘書人
員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，秘書人員沒有受過系統(tǒng)的專業(yè)知識和技能的訓(xùn)練，僅
憑自我認(rèn)知是無法站在全局的視野做好秘書工作的。很多時候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總
是因不懂領(lǐng)導(dǎo)被動地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難“想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”
，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽到公司領(lǐng)導(dǎo)對下屬抱怨行政管理工作不到位，
而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒有功勞，不知如何讓行
政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價值；想快速提升自身的行政管理能
力，又苦于沒有專項的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為企業(yè)做了本次課程內(nèi)容的設(shè)計，通
過兩天的集中訓(xùn)練，全方位提升本企業(yè)秘書工作的認(rèn)知水平，快速了解掌握提升秘書工
的能力的方法和技巧；






第一部分 秘書角色認(rèn)知

一、秘書的職業(yè)特性與素質(zhì)要求
1、準(zhǔn)確自我定位
◇ 高級秘書與初級、中級秘書工作內(nèi)容有什么不同
——視頻：為什么不提拔我？
——現(xiàn)場演示：“用什么方式說話，永遠(yuǎn)比說什么更重要”
◇ 秘書與助理區(qū)別
2、如何提升秘書人員的素質(zhì)
◇ 優(yōu)秀與一般的差異——修煉良好心態(tài)
——案例分析：對待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？
第一種人認(rèn)為：秘書就是個“萬金油”角色；
第二種人認(rèn)為吃年輕飯，混日子；
第三種人是有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。
如何理解五星級的秘書/助理——從優(yōu)秀到卓越
——案例：老板眼中的五星級秘書/助理


二、秘書職場禮儀規(guī)范
1、塑造良好的個人職場形象——你的形象直接影響公司形象
◇ 職業(yè)形象六要素
◇ “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
◇ 恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
——案例：為什么不錄用我，我錯在哪呢？
——案例：你的老大用你做秘書，她的品位也不過如此了

2、基本職場禮儀
◇ 辦公室禮儀
◇ 待禮儀——形體儀態(tài)的訓(xùn)練
※ 站姿—體態(tài)美的起點(diǎn)
※ 坐姿—高雅儀態(tài)的展示
※ 走姿—動態(tài)美的展示
※ 表情—內(nèi)心世界的窗口：目光、笑容
◇ 接待禮儀
※ 有約接待
※ 無約接待
◇ 電話禮儀與應(yīng)對技巧
——現(xiàn)場演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

三、辦公場所5S管理
◇ 5S的概念
◇ 推行5S的重要性
◇ 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
◇ 長期有效地推動5S工作的注意事項和操作方法

——現(xiàn)場模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對我們有多重要，教會你
5分鐘快速掌握5S技巧

職業(yè)形象塑造，不是您個人的事，常聽到這樣的話，看到您就看到了您領(lǐng)導(dǎo)的品味
。責(zé)任重大
從改變自己開始吧！
——案例：為什么有需求，見了你后需求就沒有了




第二部分 工作技能篇

一、高級秘書的時間管理及工作統(tǒng)籌要求
1、時間管理的誤區(qū)
2、時間統(tǒng)籌的5種方法
——現(xiàn)場演示：整理你平時工作中1天的時間，臨時工作所在你一天工作中的比例多數(shù)？
盤點(diǎn)你的工作效率。
3、練習(xí)2：整理一個秘書的工作日程
◇ 時間管理小竅門
◇ 辦公室事務(wù)處理技巧
◇ 上級的時間管理與安排
◇ 上司出差日程管理與工作計劃
案例：如何管理上司的時間——幫領(lǐng)導(dǎo)做計劃的技巧
——小組討論：“你一天的工作是怎么安排的？”
如何管理好你的時間，讓自己活出精彩？
案例：從種樹任務(wù)分析您解決問題的思路
——做正確的事，不僅是把事做對

大家認(rèn)為是否能在3年時間內(nèi)，獲得15年的工作經(jīng)驗？其實是可能的，老師親身經(jīng)
歷和大家分享時間管理的秘訣


二、會務(wù)組織與管理
◇ 成功組織會議的技巧
◇ 組織階段的工作：
——會前準(zhǔn)備
——會中協(xié)助
——會后整理
◇ 會議座次安排的學(xué)問
——練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開公司例會
——案例：如何應(yīng)對會議中的“漏洞”？


三、信息、文檔管理與運(yùn)用
1、信息收集
◇ 信息工作的六個基本要求和三個訣竅
◇ 收集信息工作的三個訣竅
2、文檔管理
◇ 文檔分類及儲存的工作規(guī)范
◇ 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
◇ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例：李秘書的返工引起的深思


四、高級秘書公文寫作技巧與處理實務(wù)
1、行政公文寫作的基本要求
2、行政公文寫作的方法
◇寫作原則
◇寫作特點(diǎn)
3、常用行政公文寫作規(guī)范及訓(xùn)練
◇ 通用公文：
→ 通知
→ 請示
→ 批復(fù)
◇ 事務(wù)公文：
→ 工作計劃
→ 工作總結(jié)
→ 會議紀(jì)要
現(xiàn)場模擬：會議記錄及紀(jì)要訓(xùn)練
現(xiàn)場研討：領(lǐng)導(dǎo)公文文種混淆（關(guān)于……請示報告），您如何處理來？



第三部分 統(tǒng)籌管理篇


1. 高級秘書人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧
——游戲?qū)耄和ㄟ^“無聲語言”游戲深刻體會溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。
成功溝通的秘訣
◇ 學(xué)會聆聽：不輕易打斷對方的話
◇ 怎樣反問：了解對方的需求
◇ 如何肯定：肯定對方——微笑、點(diǎn)頭、是是是
◇ 表明立場：拒絕的藝術(shù)
◇ 提出解決方案：提出2-3個解決方案
——案例：如果是你該怎么說？
為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價
2、有效溝通過程及環(huán)節(jié)
◇ 信息發(fā)送、接收、反饋——溝通漏斗
◇ 有效發(fā)送的技巧
——現(xiàn)場演示：溝而不通的后果給我們帶來的啟事
3、認(rèn)識你的溝通對象
◇ 與上級溝通的原則
◇ 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧
◇ 跨部門的溝通技巧
◇ 與客戶溝通
——游戲：究竟是誰的錯？
研討九型人格學(xué)問——教您認(rèn)識自己和他人的工具
——只有“懂領(lǐng)導(dǎo)”才能幫領(lǐng)導(dǎo)


二、高級秘書人員辦公室事務(wù)管理
1、了解企業(yè)行政管理內(nèi)容：
◇ 后勤管理（前臺、車輛、食堂、清潔）
——案例：如何應(yīng)對車輛管理的“漏洞”？
◇ 辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）
◇ 員工安全和保密工作

三、事物性項目性工作的組織管理
◇ 事務(wù)工作有哪些
◇ 學(xué)會列事務(wù)清單
◇ 用項目計劃管理工作
——現(xiàn)場演示行政事務(wù)工作：
1、搬家后員工提出不滿，如何解決？
2、如何合理安排分布辦公室？
3、如何為上司整理辦公室？


四、秘書的自我情緒控制與壓力管理


——現(xiàn)場測評你的壓力等級
1、培養(yǎng)快樂的心理
2、戰(zhàn)勝你的弱點(diǎn)
3、如何有效控制情緒的技巧
4、如何進(jìn)行壓力管理的方法




【實施方式】

講授、小組討論、案例分析、角色扮演、情景游戲、堂后考試等。

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