職務分析是現(xiàn)代人力資源管理所有職能，即人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發(fā)等職能工作的基礎和前提，只有做好了職務分析與設計工作，才能據(jù)此有效完成以下具體現(xiàn)代人力資源管理工作：（1）制定企業(yè)人力資源規(guī)劃；（2）核定人力資源成本，并提出相關的管理決策；（3）讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責和工作范圍；（4）組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；（5）制定合理的員工培訓、發(fā)展規(guī)劃；（6）制定考核標準及方案，科學開展績效考核工作；（7）設計出公平合理的薪酬福利及獎勵制度方案；（8）為員工提供科學的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；（9）設計、制定高效運行的企業(yè)組織結構；（10）提供開展人力資源管理自我診斷的科學依據(jù)。

開展職務分析，應收集以下信息：（1）工作內容是什么（What）；（2）責任者是誰（Who）；（3）工作崗位及其工作環(huán)境條件等（Where）；（4）工作時間規(guī)定（When）；（5）怎樣操作（How）及操作工具是什么；（6）為什么要這樣做（Why）；（7）對操作人員崗位職責與任職資格，如生理、心理、技能要求是什么（What）；（8）與相關崗位工作人員的關系要求是什么(what)。

為了收集這些用于職務分析的信息，一般采用觀察法、問卷法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學的分析要素和相關的可量化規(guī)律。問卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國內外的使用情況來看，如美國普渡大學（Purdue University）職業(yè)研究中心開發(fā)的“職位分析調查問卷（PAQ）”就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細、量化的職務信息。采用問卷法進行職務分析時，首先是通過定性分析，找到有效搜集各種職務信息的分析要素、指標；其次，是用語言恰當描述這些要素、指標；再次，給每一要素指標語句賦予適當?shù)脑u定等級數(shù)字，便可形成一初步職務分析調查問卷；最后，是使用這一初步問卷進行規(guī)范的抽樣試調查，并進行信度、效度檢驗，就可得到一較為科學的正式職務分析調查問卷。使用這一職務分析問卷，就可以達到較為科學的職務分析信息。

不過，一般企業(yè)，如中小企業(yè)只要使用定性分析方法，進行初步的職務分析就足以應付日后的人力資源管理各項工作了。

下面就以一個擁有30人以上，500人以下，集開發(fā)、生產加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業(yè)為例，詳細談談使用定性分析方法，如觀察法、訪談法、關鍵事件分析法等，開展職務分析工作的關鍵步驟和技術規(guī)范。

步驟一：各類職務信息的初步調查

1．瀏覽企業(yè)組織已有的各種管理制度文件，并和企業(yè)組織的主要管理人員進行交談，對組織中開發(fā)、生產、維修、會計、銷售、管理等職務的主要任務、主要職責及工作流程圖有個大致的了解。

2．準備一個較為粗略的提綱，并確定幾個關鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點觀察分析的參考、指南。

3．列出各職務的主要任務、特點、職責、要求等。

步驟二：工作現(xiàn)場的初步觀察

1．對預先確定的關鍵或不太熟悉的工作崗位、現(xiàn)場進行初步觀察。

2．工作現(xiàn)場的初步調查的目的是使分析者熟悉工作現(xiàn)場的工作環(huán)境、條件，了解工作人員使用的工具、設備、機器，一般的工作條件、工作內容、工作環(huán)境特點及工作崗位對工作人員的要求和工作職責。

3．對復雜或不太熟悉的工作設備、流程、環(huán)境及條件親自進行觀察了解，便于進一步分析。

4．最好由熟悉相關工作崗位的人員或由任職人員的上級陪同參加現(xiàn)場觀察，便于了解個工作崗位的情況，并可隨時得到有效的咨詢。

步驟三：深入訪談

1．確定深入訪談的對象，主要是該職務的實際擔任者，如技術開發(fā)、維修、銷售人員等，他有責任完成此工作崗位的各項任務，對調查人員了解職務信息最為直接詳盡；其次，應選擇職工中的典型代表作為訪談對象，如部門經理；當然，關鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經理、總經理辦公室主任等。

2．根據(jù)初步的調查、了解和所應收集的職務分析信息要求，制定較為詳細的結構化訪談提綱。比如，針對電腦光驅維修這一職務，就可以提出這樣的訪談問題： 光驅維修一般包含哪些程序？ 每一維修程序具體應做些什么？ 作為一個光驅維修人員應掌握哪些知識？ 作為一個光驅維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應有哪些要求？ 工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎么樣？ 維修工作對工作環(huán)境、工作條件有什么要求？ ……

3．第一次的談話對象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關工作的情況，并能將職責與職務很好地聯(lián)系起來。其次，是從事某一職務的具體工作人員。在這個訪談的過程中，要不斷與關鍵管理崗位的人員溝通。

4．每天的談話對象最好不要超過兩人，談話時間每人不超過三小時，談話過程中最好有較為詳細的記錄，便于分析。

5．針對某一關鍵事件，如顧客投訴公司的產品質量及售后服務，召集各部門關鍵人員進行座談，就可以深入了解開發(fā)、生產、維修、銷售等職務的職責要求及存在的問題等。

步驟四：工作現(xiàn)場的深入觀察

1．深入觀察工作現(xiàn)場，主要是為了澄清、明確或進一步充實通過前期調查和訪談獲得的信息。

2．深入觀察工作現(xiàn)場之前，應擬定需明確的有關問題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺光驅？維修質量怎么樣？一般工作多長時間后會出現(xiàn)疲勞現(xiàn)象？等等。

3．深入觀察工作現(xiàn)場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。

4．深入觀察，不應僅僅停留在觀察上，應工作人員多交流，并不斷咨詢相關人員。最好有錄音機進行記錄。

步驟五：職務信息的綜合處理

這一階段的工作較為復雜，需要投入大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到諸如計算機、統(tǒng)計分析等分析工具和手段。

1．對根據(jù)文件查閱、現(xiàn)場觀察、訪談及關鍵事件分析得到的信息，進行分類整理，得到每一職務所需要的各種信息。

2．針對某一職務，根據(jù)職務分析所要搜集的八點信息要求，逐條列出這一職務的相關內容。即為初步的職務說明書。

3．職務分析者在遇到問題時，還需隨時與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進行溝通。

步驟六：完成職務說明書的撰寫

1．召集整個職務分析工作中所涉及的人員，并給每位分發(fā)一份職務說明書初稿，討論根據(jù)以上步驟所制定的職務說明書是否完整、準確。討論要求仔細、認真，甚至每個詞語都要認真斟酌。職務分析專家應認真記下大家的意見。

2．根據(jù)討論的結果，最后確定出一份詳細的、準確的職務說明書。

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