近年來，隨著建立責任政府、服務型政府觀念的普及，公民維護個人權利的意識逐步覺醒，公共檔案館建設成為業(yè)界不容回避的問題。本文試圖以維護公民利用檔案的權利為基準點，探尋公共檔案館建設的宗旨和途徑。
　　
　　一、維護公民利用檔案的權利是公共檔案館的核心精神
　　
　　關于公共檔案館的含義，學界目前主要有三種觀點。有學者認為，某檔案館是否劃歸公共檔案館應從三個方面予以考量，即是否以普通公眾為服務對象，具有為普通公眾提供平等服務的義務；是否有提供相應服務的法律保障；是否有滿足公眾需求的資源保障。① 也有人提出，公共檔案館是指館藏檔案作為社會的公共資源，能全面、準確地反映社會的基本歷史面貌，應該開放的信息能借助各種媒介暢通地傳遞，并能廣泛為社會、公眾利用的文化機構。② 第三種觀點則指出，凡是由國家設立、主要收藏公共檔案、為社會公眾提供服務的檔案館，都可稱為“公共檔案館”。③ 可以說，這三種認識都不乏其合理性，都從館藏、服務對象的范圍對公共檔案館進行了界定。
　　筆者意圖追溯“公共”語詞的本源，探究公共檔案館的核心精神。“公共”一詞，一是源自古希臘詞匯，它強調個人超越自身去理解他人的利益。在古希臘，如果一個人具備了公共精神，就意味著他已經成熟并且可以參與公共事務；二是源于古希臘詞匯，它指的是人們在工作、交往中相互照顧和關心的一種狀態(tài)。從起源上看，“公共”指的是社會層面的非個體性，在古希臘政治社會里，它與早期的民主相關聯。隨著時代的發(fā)展，這個語詞的含義發(fā)生了很大變化，當今“公共”一詞與政府密切相關，幾乎成為政府的同義詞。④ 公共行政理論認為，“公共性”是指政府應該根據社會和全體人民的共同利益制定與執(zhí)行公共政策。衡量一項政府活動是否達到了公共性，基本標準就是考察其政策的制定及執(zhí)行過程是否維護了公民的基本權利，是否充分體現和表達了公民的意志。由此，筆者認為，公共檔案館的核心精神在于“公共性”，它意味著檔案館作為政府的一個組成部分，其權力來自于全體公民，檔案館受全體公民的委托保管檔案，并為每一個公民提供平等的服務。所以，檔案館各項工作方針、政策的制定都必須體現和表達公民的意志，政策的執(zhí)行細則、執(zhí)行程序都必須從維護公民利用檔案的權利以及公民其他方面的利益出發(fā)，并將其貫穿于收集、整理、保管、提供利用等業(yè)務環(huán)節(jié)中；檔案部門的公務人員，在工作中須堅持為民服務的宗旨，堅持公正、公平、公開的原則，克服部門和個人一己之私，確保公民利用檔案權利的實現。
　　
　　二、我們距離公共檔案館的目標有多遠？
　　
　　這幾年，各地方檔案館紛紛建立現行文件中心，采取打造一站式服務、進一步開放檔案、開通網絡查詢等措施，拓展服務空間，可以說檔案界在公共檔案館建設方面不乏一些實踐上的努力和探索。但本人以為，公共檔案館離我們依然很遙遠，形成這個問題的原因很復雜，僅就檔案館主體而言，主要表現為兩個方面：
　　
　　1、遠離公眾的館藏結構使多數國家檔案館缺乏為公民服務的基本條件
　　能否為公民提供良好的服務，直接取決于館藏結構和館藏內容，如果一個檔案館主要保管的是領導講話、工作報告等文書檔案，而關乎個人權益的產權檔案、婚姻檔案、社會保障等專門檔案不夠系統和完善，言及為公民個人提供服務，維護個人的利用權利恐怕就心有余而力不足了。多年來，我國檔案界一直非常關注檔案館的利用率，對于國外檔案館的門庭若市欽羨不已，對國內檔案館門可羅雀的冷清表現出“恨鐵不成鋼”的憂慮。筆者認為，我國檔案館在規(guī)劃館藏時，對與公民切身利益相關的專業(yè)檔案顧及不足，未能系統地收集、整理，因而，為民服務成為無米之炊。
　　檔案館藏結構、館藏資源建設是一個老生常談的話題，自上世紀80年代就開始了一輪又一輪的討論，迄今為止，檔案館的實際館藏結構雖得到了一定程度的改善，但現狀仍不容樂觀。上海市虹口區(qū)檔案館，在館藏118521卷檔案中，文書檔案占到84.6%，而反映科技、財務、藝術等內容的只占15.4%。⑤山西省129個地、縣檔案館中，“多數檔案館保存的只是文書檔案而無科技、財務及其他專門(專業(yè))檔案，只有紙質檔案而無照片、錄音、錄像等其他載體的檔案”⑥，致使公民個人到檔案館申請查閱時，將近五分之一的利用者得到的答復是“查無此檔”，乘興而來，掃興而歸。這除了因館藏檔案整理不善，檢索體系不健全，或工作人員不熟悉業(yè)務等因素外，還有一個重要原因就是館藏結構的不合理?？傊?，我國綜合檔案館在館藏建設上或多或少地偏離了充分保障公民權利的宗旨，缺乏公共性的物質基礎，難以滿足社會各界尤其是公民個人對檔案的利用需求。由此看來，建設公共檔案館的當務之急是調整館藏結構，豐富館藏資源，有計劃地接收含有個人信息的專門檔案。
　　
　　2、官本位思想的長期影響使檔案從業(yè)人員為民服務意識淡薄
　　在我國，因歷史和文化等多方面因素的影響，官本位思想長期主導著檔案工作，從業(yè)人員在實踐中形成了一整套僵化的管理模式，為民服務意識淡薄，在檔案工作上集中體現為：一是奉行“我能提供什么，用戶就利用什么”的信條，利用者千辛萬苦造訪檔案館，被一句“查無此檔”敷衍塞責的現象并不鮮見；二是繁瑣的利用手續(xù)在利用者面前又豎起了另一道門檻，雖然法律明確規(guī)定“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。”但有些檔案館依然舊習難除，利用者除了需出示個人身份證明外，還必須出具單位介紹信，甚至說明利用目的等。從法理上講，如果公民享有利用檔案的權利，那么，他到檔案館查閱資料，不僅僅是因需要獲得檔案信息，而是他想獲得、他“有權利”獲得信息，譬如利用開放檔案，只要利用者出具了法律規(guī)定的證明性文件，檔案館就必須提供服務，不得另設任何附加條件。
　　再來考察利用工作統計分析，檔案館本位主義傾向同樣表露無遺。譬如統計指標的設定，多數檔案館僅僅滿足于調卷數、利用人數、利用目的（一般分為編史修志、工作查考、學術研究、個人取證和其他）的簡單統計，主要反映某一特定階段檔案人員的工作量，至于更深層次的利用分析，如有多少需求尚未滿足，主要集中于哪些方面，館藏資源需要怎樣統籌規(guī)劃，如何調整與改善等，涉足者寥寥。即便最近幾年，已經有人在關注利用狀況分析，但他們的研究成果和建設性意見又很難上升到行政管理層面，轉化為切實可行的規(guī)章制度。
　　
　　三、打造公共檔案館
　　
　　以維護公民權利為核心，打造公共檔案館，具體應體現為：構建平民化的館藏，為實現公民利用檔案的權利提供資源基礎；建立公共檔案館文化，營造親和、舒適的利用氛圍，堅持用戶至上的服務宗旨，平等、公正地對待每一位用戶，最大限度地確保公民能夠利用檔案。
　　
　　1、整合檔案資源，架構平民化的檔案館藏
　　國內不少同仁對國外檔案館保存著內容豐富的個人與家庭檔案無不表示贊嘆。在美國，有關家庭、家族的檔案以及個人學歷和履歷、業(yè)績和財產、反映城市歷史的人物與事件、地方歷史風貌和土著居民歷史、重大事件等資料，是檔案館藏的重要組成部分，是吸引利用者長期關注檔案館的資源，也是檔案館用戶絡繹不絕的重要因素。英國國家檔案館與國家統計局聯合設立了“家庭檔案中心”，保管著有關公民的出生、收養(yǎng)、婚姻、死亡等方面的歷史材料，并編制了檔案索引，可以為公民提供相關情況的介紹與咨詢。⑦
　　我國應借鑒國外檔案館的做法，以維護公民權利為宗旨，重新規(guī)劃館藏結構，提出詳盡的接收方案與策略，構建大眾化的檔案館藏。國家綜合檔案館除了接收政府各機構的文書檔案、科技檔案、照片檔案等門類外，其他與個人關系密切的專門檔案，譬如勞動部門的招工檔案、民政部門的婚姻登記檔案、工商部門的企業(yè)登記檔案、房地產部門的房產檔案、地產檔案等也應一并接收。這些檔案資料詳細地記載了政府在行使某一職能過程中，涉及的公民個人或者某一組織在某一時期、某一方面的活動記錄，這將成為公民個人日后查找利用的原始憑據，也可能成為將來個人、家庭或者組織史研究的珍貴史料。所以，國家綜合檔案館要盡可能地將政府部門形成的一切與公民利益關系密切的檔案資料，收集進館并妥善保管，為維護公民利用檔案的權利提供堅實的資源基礎。

擴展閱讀

版權聲明：