在開始講時間管理之前，我們先了解一些統(tǒng)計數(shù)據(jù)：

平均每天，美國全國有170，000，000 個會議。

20%的工作時間是“關(guān)鍵性的”、重要的，80%的時間用在了無意義的事情上。

人們一般每8 分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7 次，或者說每天50-60 次。平均每次打擾大約是5 分鐘，總共每天大約4 小時，也就是約50%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。實際上，你每被打斷一次，一般要損失10到15分鐘的時間，所以，如果你在1小時內(nèi)接到4個電話，這個小時可能就輕易地全部損失掉了。況且，在電子化辦公的今天，我們還要經(jīng)常處理一些垃圾郵件。

我們經(jīng)常聽到身邊的人抱怨自己太忙了。但是實際情況是不是這樣呢？我們不妨看一個案例。

Tom準(zhǔn)備晚上7點開始看書，但由于晚飯吃得太多，想要看電視消遣消遣。他本來只想看一點點，誰料節(jié)目太精彩，只好繼續(xù)看完，這是已經(jīng)過了兩個小時。9點的時候，剛想坐下看書，他卻又折回來給女朋友打個電話聊天，不知不覺又花了40多分鐘。這是，他又接了一個電話，花了20分鐘。當(dāng)他走到書桌旁時，忽然看到有人打乒乓球，他不禁一時手癢。于是，他又打了一個小時的乒乓球。打完球后，他已經(jīng)全身是汗，就去沖涼。接著，他又有點疲倦，覺得應(yīng)該小睡片刻。同事，因為打球和淋浴后，他又感覺到有點餓了，所以還要吃點宵夜。這個原準(zhǔn)備用功的晚上馬上就過去了，最后在半夜一點鐘，Tom才打開書來。但是，這時候他已經(jīng)看不下去了，只好作罷，蒙頭大睡。第二天早上他對教授說：“我渴望你再給我一次補(bǔ)考的機(jī)會，我真的非常用功，為了這次考試，我昨天晚上看書看到半夜兩點呢！”

我們都希望企業(yè)中少一些這樣的Tom，否則企業(yè)的管理人員大概是會比較煩心的。如果在一個項目核心團(tuán)隊里，有這么好幾個Tom，那這個項目經(jīng)理可能會感慨回天乏力了。

時間是擠出來的，這個道理誰都懂。關(guān)于時間的名言也舉不勝舉，但在實際的生活和工作中，認(rèn)真有效的去管理自己的時間的人，卻為數(shù)不多，其原因可能跟我們所說的TOM一樣。

時間是可以管理的，正如魯迅先生所說，時間像海綿里的水，只要愿擠，總還是有的。但是，如何才能高效的管理自己的時間？要想做到這一點，必須滿足以下前提：

第一 需要積極的心態(tài)

第二 要有使命和目標(biāo)

第三 立即行動

當(dāng)一個人的情緒比較悲觀、消極的時候，我們常常能聽到長夜漫漫。著名詩人杜甫的“客睡何曾著，秋天不肯明”就是很好的例子。而愛因斯坦向老太太解釋相對論的故事，則從另外一個方面說明了不同的人對時間不同感受。如果是明日復(fù)明日，明日何其多的心態(tài)，想管理時間那只能是白日做夢。

在日常生活中，如果是周末，很多人都習(xí)慣多睡一會兒，晚上可能也會晚睡一會兒。為什么呢？沒有工作安排，沒有非做不可的事情，那就放松一下，這就是沒有具體目標(biāo)的體現(xiàn)。而一個多年未歸的游子，在回鄉(xiāng)的前夕，大概都會難以入眠，那是心里在想著即將發(fā)生的種種情況而興奮不已，是因為心中有了期待。相信大家都能體驗?zāi)鞘窃鯓右环N計算分分秒秒的狀態(tài)。

寒號鳥凍死了，可是從小就學(xué)習(xí)過寒號鳥的故事的你我，又有多少人還在重復(fù)昨天的故事？沒有行動，所有美好的愿望都只能是空中樓閣。所有的激勵演講，你大概都能聽到立即行動的言辭，從李踐、陳安之、林偉賢到安東尼羅賓，幾乎無一例外。

只要我們改變了自己的心態(tài)，立即采取行動，并養(yǎng)成良好的習(xí)慣，必將讓我們受益終生。這也就是前面我們說到的，思想引發(fā)行為，行為漸成習(xí)慣，習(xí)慣塑造品-全球品牌網(wǎng)-格，品格決定命運(yùn)。

有了這些前提條件之后，如果還能再熟悉一些管理時間的技能，則離成功管理時間就更近了。我們再一起看一個企業(yè)案例：

美國有一位企業(yè)家查爾斯·史瓦，他在擔(dān)任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾向管理顧問艾倫·萊金請教說：“請你告訴我如何能在工作時間內(nèi)做妥當(dāng)更多的事？我將支付給你顧問費。”艾倫·萊金把一張白紙給他并說：“請寫下你明天必須做的事，并按其重要性排列先后次序。第二天當(dāng)你走進(jìn)辦公室，先從最重要的那項工作做起，并持續(xù)進(jìn)行到完成此項工作為止。然后，你再重新檢核你的辦事次序，著手進(jìn)行第二項工作，即使著手進(jìn)行的那項工作花掉你整天的時間，也不用擔(dān)心，一定要這樣堅持下去，養(yǎng)成自己每天做最重要的工作的習(xí)慣，而且，還要讓你的下屬也這樣做，并養(yǎng)成習(xí)慣。當(dāng)你覺得這樣做效率高的時候，你再付給我報酬。”果然，試行結(jié)果效果明顯。

幾周后這位企業(yè)家付給了艾倫·萊金顧問費25000美元。這便是著名的“萊金原則”，即：把時間用到最為重要的事情上去。當(dāng)然養(yǎng)成一個習(xí)慣并不容易，據(jù)統(tǒng)計，養(yǎng)成一個新的習(xí)慣一般要用30 天。

前面，我們反復(fù)說過，道理是相通的，其實所謂的四象限時間管理方法，說的也是這個道理。首先要處理既緊急又重要的事情，如果我們分不清，生活和工作就會陷入瞎忙乎的惡性循環(huán)。

我們知道，博恩崔西是一個優(yōu)秀的管理者，在企業(yè)管理方面有他的獨到見解。有一個崔西定律：

( 1 )任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程

( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。

這也許給我們提供了另外一個管理時間的技巧，如果你有興趣，可以到他的網(wǎng)站http://www.briantracy.com/參考更多的內(nèi)容。

在項目管理上，我們都知道，對于時間尺度的管理，最常用的有兩個方法，一個是關(guān)鍵路徑法Critical Path Method，一個是計劃評審技術(shù)Performance Evaluation and Review Technique。而名噪一時的Goldratt的關(guān)鍵鏈的方法，我覺得其實是對關(guān)鍵路徑的擴(kuò)充。

很多人可能熟悉使用Project或者P6來做PERT分析，但是，我們需要隨時提醒自己，軟件只是一種工具，它并不能為你做所有的事，當(dāng)一個人對項目管理一無所知時，給他一個強(qiáng)大的進(jìn)度表軟件，只會使他精確地記錄錯誤！美國著名項目管理專家劉易斯給我們提出了這個忠告。

中國有句俗話，萬事開頭難。在項目開始的第一個階段，項目經(jīng)理往往感覺有些亂，甚至有些茫然不知所措，這都是正常，但是我們千萬不能馬虎了事，項目的時間計劃一定要認(rèn)真，否則你就在一開始便走向了失敗。在幾年前，美國對一系列的國防項目進(jìn)行了專題研究，結(jié)果發(fā)現(xiàn)在15%階段出現(xiàn)困難的800個國防項目中，無一能夠走出困境，James P.Lewis稱之為15%法則。這絕對值得每一個項目經(jīng)理引起高度的重視。有些人可能對項目中能預(yù)知的時間拖延存在僥幸心理，這事應(yīng)該不會那么久吧，應(yīng)該不會拖延時間的。我想告訴你們幾條規(guī)律：

( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯；

( 2 ) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方；
( 3 )不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限；

( 4 )不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預(yù)算；

( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作；
這就是大名鼎鼎的墨菲定律。

還有一條帕金森定律，我們在項目管理中同樣需要注意，這條定律說，工作總是要拖到規(guī)定的時間才能完成。因此千萬別忘了跟蹤項目的進(jìn)展，實時了解項目的進(jìn)度，在項目執(zhí)行的過程中去發(fā)現(xiàn)和解決問題。否則的話，我們又會掉到另外一個陷阱。著名項目管理專家Goldratt告訴我們，項目會積累延期，卻絕不會積累提前的時間。如果在項目執(zhí)行的時候出了一個問題，我們沒有及時解決，等到項目接近尾聲的時候，這個問題往往會把項目搞得一團(tuán)糟。

說了這么多，似乎沒有說到什么實質(zhì)內(nèi)容，其實只要我們把這里所說的應(yīng)用到我們的項目管理、企業(yè)管理甚至日常生活中，都會起到意想不到的效果。可能很多人都知道法國的雷洛和日本的尼桑這兩大汽車制造商，戈恩先生同時管理這兩個企業(yè)，依然還有周末與家人度假的安排，我想這就是一個很好的例證。

古人在經(jīng)驗教訓(xùn)中總結(jié)出了很多規(guī)律，只是我們很多人并沒有真正理解，更不愿意采取行動。例如今日事，今日畢，很多人，很多企業(yè)不愿意做，但是海爾愿意做，海爾說日事日畢，日清日高。那么我們知道海爾現(xiàn)在是個什么樣子，張瑞敏是個什么樣子。我們也一定聽說過砍柴不誤磨刀工，孫正義在創(chuàng)業(yè)之前調(diào)查了27個行業(yè)，那么我們現(xiàn)在都知道日本有一個軟銀。

在實際的項目執(zhí)行過程中，很多項目經(jīng)理往往抱怨項目周期太短，然而抱怨是改變不了事實的。對項目而言，項目周期總是有限的，而且由于競爭日益激烈，項目執(zhí)行的周期往往會被壓縮，主要存在以下幾種情況：

1、招標(biāo)人制定的項目周期被壓縮。招標(biāo)人受各種因素的影響，在項目招標(biāo)過程中，不得不壓縮工期。例如某公司經(jīng)過市場調(diào)研后，急于搶先于競爭對手推出某新產(chǎn)品，原本規(guī)劃在三年內(nèi)完成，結(jié)果工期被縮減到兩年。對于投標(biāo)人，單從項目時間來說，其壓力是可想而知的。

2、開標(biāo)時間延遲導(dǎo)致項目周期縮短。在很多項目招標(biāo)過程中，投標(biāo)人往往采取各種手段，投訴，喊冤，導(dǎo)致開標(biāo)時間一再延遲，而有些項目又是有截止日期的，例如2008年北京奧運(yùn)會，2011年深圳大運(yùn)會的相關(guān)項目。最終，留給項目執(zhí)行的周期自然就大大縮短了。

3、投標(biāo)人主動縮短工期。當(dāng)投標(biāo)人有多個項目需要執(zhí)行的時候，可能存在人力資源、資金等沖突，為了緩解壓力，不得不主動縮短項目執(zhí)行周期。

4、受意外影響，項目周期被壓縮。例如，在項目執(zhí)行過程中，由于受海嘯、地震、金融風(fēng)暴等影響被迫中斷，但項目截止時間卻不能發(fā)生變化，或者能延遲的時間遠(yuǎn)比中斷的時間少。

項目經(jīng)理必須明白，當(dāng)這些事實無法改變的時候，唯一能做的就是認(rèn)真做好項目時間管理。

最后我以自己負(fù)責(zé)的一個電信工程項目的案例來結(jié)束這部分內(nèi)容：

印尼最大運(yùn)營商Telkom的某CDMA項目中，新建基站有近150個，涉及到韓國三星設(shè)備的搬遷和調(diào)試，包括三星基站和核心網(wǎng)。一般來說，設(shè)備供應(yīng)商的工程師只熟悉自己設(shè)備的開通與調(diào)試，由于一些協(xié)議存在廠商自定義的內(nèi)容，因此一個供應(yīng)商基本上不太可能對另外一個供應(yīng)商的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，因此項目比較復(fù)雜。在這個項目中，從Kalimantan島的東南部拆卸下來的設(shè)備要重新安裝到本島的西北部，而島上交通很不發(fā)達(dá)，存在諸多未知因素。鑒于這些情況，僅僅是工程貨物的安排就需要做大量的工作。經(jīng)過與項目組核心團(tuán)隊成員的通力合作，我們把工作任務(wù)分解到每一個基站的硬件安裝、上電、軟件調(diào)試等可以準(zhǔn)確計算工時和費用的地步。因此僅僅是供貨，我們就需要考慮公司內(nèi)部的排產(chǎn)發(fā)貨、貨物包裝、國內(nèi)內(nèi)陸運(yùn)輸、海上運(yùn)輸、印尼清關(guān)、印尼內(nèi)陸運(yùn)輸、印尼海上運(yùn)輸、設(shè)備到貨地點倉儲等一系列過程，在這個過程中，相關(guān)出關(guān)、入關(guān)手續(xù)，分包商的確定，倉儲地點的準(zhǔn)備等等，一一確定時間，并考慮與其他項目的可能存在人員安排沖突以及海上風(fēng)浪等不確定因素，最終制定了一個完整的日期安排，后期的項目執(zhí)行，基本都在計劃之中，因而項目的進(jìn)展十分順利。

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