前言：企業(yè)信息管理系統(tǒng)（EIMS）是運用現(xiàn)代化的管理方法,采用電子計算機、軟件及網絡通訊技術,對企業(yè)的生產、經營、開發(fā)、制造、供應、人力等各方面資源進行整合，對運行流程中的信息進行收集、存儲、加工、分析, 從而跟蹤、監(jiān)督、控制、調節(jié)整個管理過程的人機系統(tǒng)。它能及時地為企業(yè)的“三層決策”系統(tǒng)（戰(zhàn)術層、戰(zhàn)略層、決策層）提供準確而有效的數(shù)據信息，幫助企業(yè)決策方案的優(yōu)選,使企業(yè)做出迅速的反應，加強企業(yè)的核心競爭力。

隨著全球經濟一體化進程的加快，IT技術發(fā)展與廣泛應用，人類社會從過去的工業(yè)經濟時代進入到電子信息時代。企業(yè)生存與發(fā)展不再是孤立的，必須實現(xiàn)信息化才能融入這個經濟生態(tài)鏈中。身置世界經濟浪潮之中，信息化管理對于一個企業(yè)的管理創(chuàng)新、成本控制、新產品開發(fā)、市場研究、營銷策略和客戶服務，乃至生存至關重要。

一、項目需求分析

1、經濟一體化大大加劇了企業(yè)的競爭壓力，信息化管理是提高企業(yè)競爭力的必由之路。

企業(yè)競爭壓力來自低成本生產商的不斷涌現(xiàn)，快速變化的個性需求方式，市場分割不斷擴大和產品壽命周期的縮短。經濟一體化使外貿企業(yè)面臨激烈的貿易競爭，要求外貿企業(yè)在短期內改變經營理念和手段。我們正處在傳統(tǒng)經濟向新經濟轉變，區(qū)域經濟向世界經濟轉變，人工管理向電子化管理的時代。歐盟國家，如芬蘭、瑞典、丹麥、德國、愛爾蘭、挪威、比利時、奧地利等發(fā)達國家的企業(yè)信息化管理http://m.norrislakevacationhomes.com都已經相當成熟 。所以要適應瞬息萬變的世界，在國際大環(huán)境下生存，實現(xiàn)企業(yè)信息化管理已成為不可逆轉的潮流。

2、推行企業(yè)信息化管理是某外貿公司自身快速發(fā)展的要求；

企業(yè)信息化管理的特點是：（1）一對一訂單式設計制作，針對性解決實際問題的特性。除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動化）、WFS（工作流系統(tǒng)）外,大多軟件都需要做詳盡的需求分析,咨詢顧問專家和企業(yè)管理者在總結企業(yè)發(fā)展要求的基礎上,根據企業(yè)實際量身定做，或在標準版本上做適應性修改。（2）管理系統(tǒng)從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā), 具有系統(tǒng)性和整體性。從企業(yè)的人員機構管理、產品物流管理、財務管理、銷售管理、采購管理、生產管理、質量管理等系統(tǒng)的角度,考慮戰(zhàn)略的實現(xiàn)性和信息的關聯(lián)、制約性。（3）具有信息的積累性和共享性。信息管理系統(tǒng)能夠將各部門工作中的關鍵數(shù)據,存儲在數(shù)據庫中,并能根據權限查閱和調用。（4）具有決策的支持性。各種數(shù)據可以經過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結果,并通過報警提醒的方式,使決策者在第一時間得到相關信息。（5）動態(tài)特性。由于信息的時效性和關聯(lián)性,當系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時,與之相關聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。

某外貿企業(yè)的現(xiàn)狀是：外貿系統(tǒng)由業(yè)務處和多個獨立法人子公司組成，目前有員工1000余名，分散的生產單元點多處，各種設備500余臺套，場地面積2萬余平方米，產品有航空產品、石油機械、食品機械、半導體產品等多個門類，客戶有GE、RR、PWA、PWC等多家國際型大公司，對于這些大范圍的分散獨立的制造單元，現(xiàn)在還屬于人工管理，管理難度大，效率低，反應慢，成本高，管理很難協(xié)同，缺乏實際數(shù)據，有時造成決策滯后和失誤，這很難適應現(xiàn)代化企業(yè)大規(guī)模生產，很難與國際企業(yè)信息化管理的大趨勢相接軌。而企業(yè)信息化管理的作用和特點是解決這些管理難題的最好辦法。

3、建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)是國際客戶對的要求。

本企業(yè)的客戶主要位于北美和歐洲，上世紀70年代，在北美與歐洲發(fā)達國家中，企業(yè)信息化管理率先誕生和發(fā)展。此次新客戶意大利的AVIO公司對我們審核中，在審核風險報告中提出兩點要求：一是建立ERP控制系統(tǒng)；二是建立項目管理電子化管理系統(tǒng)；降低項目運營的風險，達到與國際接軌的要求?？磥砥髽I(yè)信息化管理已經成為與國際性公司合作的基礎。

目前他們與客戶的日常業(yè)務交流基本采取電子商務的形式進行，如網上報價、訂單預測、圖紙獲取、零件發(fā)貨等。但這只應用了信息管理系統(tǒng)很小的部分功能，離真正的信息化還很遠。如果再不及時進行企業(yè)信息化的建設，今后將失去和國際性行業(yè)伙伴合作的機會。

二、外貿系統(tǒng)管理方面急需解決的問題:

（一）外貿業(yè)務方面：

由于國際客戶的多樣性，形成貿易多幣制，造成財務核算程序復雜；

貿易涉及多個國家，外部環(huán)境的變化會導致業(yè)務的不確定性;

頻繁多變的報價計算及大量單證、發(fā)票處理，給業(yè)務人員帶來大的工作量；

按照傳統(tǒng)手工進行庫存業(yè)務處理，會導致出口業(yè)務與生產備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

為保證各環(huán)節(jié)工作得到有效監(jiān)督，需增加關鍵環(huán)節(jié)的管理審批，而審批工作無法根據業(yè)務需求多層多級設置，容易造成企業(yè)運轉監(jiān)控不嚴。

（二）內部制造流程方面

● 對生產現(xiàn)場人員、設備、工具、毛料、在制品存貨占用的調配控制薄弱，信息不暢，流程和行為不能在進行中得到有效控制，而變成了事后總結和糾正；

● 生產管理中，基礎數(shù)據維護、生產計劃、投料、退料、工裝夾具查詢、工序記錄、工時統(tǒng)計、下線記錄、產成品統(tǒng)計、維修計劃、報表輸出等信息獲得全依靠手工進行，反應速度慢；

● 在插入臨時新增訂單，一些定單自動延遲 ，一些定單自動提前時，生產計劃很難重排；對生產任務的臨時調整會導致不可預測事件的發(fā)生；

● 供應鏈常常出現(xiàn)脫節(jié)或者堵塞的狀況，如采購、物流等環(huán)節(jié)難以很好協(xié)調，首尾無法貫通；

● 產品質量控制方面：毛料驗收、工序檢驗、特種工藝、成品發(fā)貨、超差呈報、廢品處理，SPC統(tǒng)計分析、質量體系認證和內外部審核等多項流程，無法進行有效的監(jiān)控。

● 技術文件的調研、制訂、更改、審批流程復雜，信息隱性化；數(shù)控程序的編制、傳輸、模擬、控制缺乏應有的平臺，工作效率低。

● 對采購或毛料延遲、生產延遲、設備故障、人員效率、技術問題等意外事件快速響應能力差，不能自動進行模擬調整；

● 財務管理系統(tǒng)不能及時獲得有效數(shù)據，給成本核算、預算、結算、資金運營帶來困難。

（二）內部自動化辦公方面

● 文件制度的編制、審閱、會簽、公布、傳遞以及各種資料表格的填寫上報還使用傳統(tǒng)方法，效率低，程序繁雜，信息不能共享；

● 工作日程，會議、車輛、人員的安排、更改、狀態(tài)等信息無法做到即時可視化管理；

● 對需要外出開展業(yè)務的人員，無法實現(xiàn)域外移動辦公；每位員工不可能直接登陸國際互聯(lián)網辦公，域外域內通訊不暢；

● 對人員的管理，如績效考核、出勤、工作日志無法電子化管理。

三、外貿信息管理系統(tǒng)構建規(guī)劃

根據客戶需求和公司外貿業(yè)務管理存在的問題，結合公司業(yè)務流程特點，初步對外貿信息管理系統(tǒng)的構建規(guī)劃如下：

（一）遵循的原則

（1）系統(tǒng)的、整體規(guī)劃原則，企業(yè)信息系統(tǒng)可以分解為一組相關的子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間相互關聯(lián)、配合，共同實現(xiàn)系統(tǒng)的總目標，各系統(tǒng)之間要統(tǒng)一、協(xié)調、關聯(lián)、相互促進，才能達到事半功倍的效果。

（2）一把手參與原則，開發(fā)工作周期長、耗資大、系統(tǒng)復雜，涉及到企業(yè)的方方面面，需要各部門人員的配合協(xié)作，影響到企業(yè)的制度、文化、管理方式等深層次問題，所以開發(fā)的成敗很大程度上起決于領導層的支持和參與。

（3）與外貿公司的實際相結合原則，企業(yè)信息系統(tǒng)是一個復雜的系統(tǒng)，是用來解決實際問題的，所以開發(fā)前期必須進行大量實際情況調研，認真進行整體規(guī)劃，細致做好每階段工作，絕不能想著一蹴而就；

（4）謹慎、靈活、務實的原則，實施時要以某一個生產單元為試點，初步成功后再逐步推廣，不能一下子求快、求大、求全，也不能認為企業(yè)信息管理系統(tǒng)是萬能的，只要用了它，就包治百病，事實上，我國盲目快進上ERP的企業(yè)，失敗的不在少數(shù)，只有通過要謹慎、靈活、實用來規(guī)避這樣的風險。

（5）技術統(tǒng)一原則，采用Oracle數(shù)據庫作為后臺，進行數(shù)據庫集約管理；采用統(tǒng)一的碼制，明細編碼級次，建立共享數(shù)據安全機制，保證數(shù)據的可回溯性和一致性。

（二）機構設置

要充分認識企業(yè)信息化的作用，全面有效地推動企業(yè)信息化工作，擬成立外貿信息化工作委員會，設立信息主管（CIO），信息主管必須由企業(yè)的高層擔任，具體分工(略).

（三）系統(tǒng)整體功能框架設計

針對某外貿公司存在的管理問題，其信息管理系統(tǒng)初步設計為4個子系統(tǒng)，隨著發(fā)展以后在此基礎上再

建設其他子系統(tǒng)。


（1）OA自動辦公系統(tǒng)

辦公桌（新聞、日程）

未閱信息（未閱通知，待辦信息）

公文管理（收文、發(fā)文、檔案）

公共信息（規(guī)章制度、電子期刊）

在線交流（網絡尋呼、網絡會議）

個人辦公（工作日記、個人信息、計劃部結）

行政辦公（車輛管理、會議、用品、圖書管理）

人力資源（招聘、合同、績效、考勤、工資、報銷、培訓）

系統(tǒng)管理（權限、保護、安全）

（2）ERP資源計劃系統(tǒng)

供應鏈管理（物流毛料、庫存、發(fā)貨、海關，采購工裝、刀具，現(xiàn)場需求）

技術管理（技術文件、圖紙、規(guī)范查閱，數(shù)控程序傳輸）

質量管理（不合格品審理、特種工藝、質量體系標準、SPC統(tǒng)計分析）

生產現(xiàn)場管理（生產計劃、臨時任務、在制品、故障信息，設備、人員狀態(tài)）

客戶管理（訂單需求、客戶營銷、開發(fā)）

財務系統(tǒng)（成本控制、資金運營，預算結算）

（3）外貿電子商務系統(tǒng)

日常工作(消息欄、任務管理、執(zhí)行審批)

客戶管理（國外客戶、生產廠家）

商品管理（商品管理、樣品管理、查詢統(tǒng)計分析）

出口管理（報價單、預審合同、成本分析、出口定單、明細單、購貨合同、托單管理、出口業(yè)務進程、運輸管理）

進口管理（進口合同、成本分析、進口業(yè)務進程）

資金管理（費用管理、銷售臺帳、應收款、應付款）

綜合分析（統(tǒng)計分析、統(tǒng)計匯總、查詢統(tǒng)計）

系統(tǒng)管理（基礎數(shù)據、數(shù)據備份、系統(tǒng)參數(shù)、編碼規(guī)則、操作日志）

（4）外貿項目管理

項目需求（型號需求、主制信息）

定單管理（訂單跟蹤、在手訂單）

收匯管理（貨款回收、票據預警）

戰(zhàn)略決策（監(jiān)控、分析、決策）

本世紀將是企業(yè)信息化時代，信息化、數(shù)字化是企業(yè)升級換代的必由之路，但在進行信息化之前必須對企業(yè)自身進行全面縝密的管理診斷。企業(yè)診斷是信息化前很關鍵的一步，如果不診斷就盲目上信息化，就像醫(yī)生給病人不檢查就開藥一樣。所以我們要找準企業(yè)的癥結所在，然后有針對性地設計企業(yè)信息化方案，從整體和根本上對企業(yè)進行一次變革，那樣才會達到事半功倍的效果，讓企業(yè)如虎添翼。

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