設(shè)備采購流程
設(shè)備采購流程 所謂設(shè)備采購流程，是指有制造需求的企業(yè)選擇與購買生產(chǎn)所需要的各種設(shè)備的全過 程，即設(shè)備采購過程的標(biāo)準(zhǔn)化。它一般分為以下三個(gè)步驟：制定設(shè)備采購計(jì)劃，實(shí)施設(shè) 備采購計(jì)劃和評估設(shè)備采購計(jì)劃。其中，制定設(shè)備采購計(jì)劃包括確定設(shè)備采購需求、確 定設(shè)備采購方式和提出設(shè)備采購申請；實(shí)施設(shè)備采購計(jì)劃包括選擇設(shè)備供應(yīng)商、發(fā)出設(shè) 備采購訂單和驗(yàn)收采購設(shè)備；評估設(shè)備采購計(jì)劃包括評價(jià)設(shè)備采購績效。如圖5- 1所示。下面將一一介紹設(shè)備采購流程中的各個(gè)階段。 [pic]　　　　　　　　　　　　　　　　　圖5-1 設(shè)備采購流程圖 2．1　制定設(shè)備采購計(jì)劃 計(jì)劃是組織或個(gè)人為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而對實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方式和程序的預(yù)先選擇或規(guī)劃。設(shè)備采購 計(jì)劃便是指采購組織或采購人員為實(shí)現(xiàn)設(shè)備采購目標(biāo)而對采購方式、采購程序、采購政 策、采購時(shí)間、采購預(yù)算等方面所做的預(yù)先安排。制定設(shè)備采購計(jì)劃是設(shè)備采購前期準(zhǔn) 備工作的主要內(nèi)容，它的科學(xué)、完整與否將直接關(guān)系到以后設(shè)備采購計(jì)劃實(shí)施的順利程 度和設(shè)備采購績效的評估工作。因此，制定設(shè)備采購計(jì)劃是一項(xiàng)很重要的工作。企業(yè)在 制定設(shè)備采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該遵循原則性與靈活性并存的原則。原則性是計(jì)劃的本質(zhì)屬性 ，它決定著計(jì)劃的指向性作用。而靈活性則強(qiáng)調(diào)計(jì)劃要與外部環(huán)境的變化相適應(yīng)?？茖W(xué) 的設(shè)備采購計(jì)劃就是設(shè)備采購的目標(biāo)原則性與途徑靈活性相結(jié)合的計(jì)劃。 2．1．1 確定設(shè)備采購需求 　　企業(yè)在開始設(shè)備采購之前，首先要確定的就是企業(yè)需要哪些設(shè)備，這是采購的動(dòng)因 和目標(biāo)。如果企業(yè)沒有設(shè)備采購需求，也就無所謂設(shè)備采購行為。因此，企業(yè)在制定設(shè) 備采購計(jì)劃之初，首先是統(tǒng)計(jì)企業(yè)所需要的設(shè)備類型、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等，并對它們 進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)；接著是對每一類設(shè)備的單價(jià)、生產(chǎn)商、運(yùn)輸條件等相關(guān)因素進(jìn)行描述性 的記錄；最后是對以上統(tǒng)計(jì)的有關(guān)設(shè)備的因素進(jìn)行分類匯總，填寫在設(shè)備需求表上。與 此同時(shí)，企業(yè)還將要對設(shè)備供給市場進(jìn)行調(diào)查，要了解采購設(shè)備的國內(nèi)市場供給和國際 市場供給狀況。收集國內(nèi)外設(shè)備生產(chǎn)商的有關(guān)設(shè)備供給信息，并對國內(nèi)和國際設(shè)備生產(chǎn) 商供給設(shè)備的質(zhì)量、先進(jìn)性與配套性、經(jīng)濟(jì)性和時(shí)效性以及其他優(yōu)惠條件進(jìn)行橫向比較 ，結(jié)合企業(yè)設(shè)備預(yù)算支出初步確定最佳購買對象。 2．1．2 確定設(shè)備采購方式 當(dāng)企業(yè)采購部門對企業(yè)設(shè)備需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和對設(shè)備供給市場進(jìn)行調(diào)查后，企業(yè)將要確 定設(shè)備采購方式。首先要確定的是究竟是租賃設(shè)備還是購買設(shè)備？如果是購買設(shè)備時(shí)， 究竟是自行購買、委托購買還是調(diào)撥購買？當(dāng)決定是自行購買時(shí)，是將所有設(shè)備集中購 買還是分散購買？不管是集中購買還是分散購買，都可以選擇一般購買或招標(biāo)購買的方 式。當(dāng)然，如果企業(yè)所采購的設(shè)備如果國內(nèi)和國際設(shè)備市場都有供給，那么，還必須決 定是選擇國產(chǎn)設(shè)備還是進(jìn)口設(shè)備；如果國內(nèi)不能生產(chǎn)企業(yè)所采購的設(shè)備或者生產(chǎn)的設(shè)備 不符合企業(yè)采購設(shè)備要求而國家又無進(jìn)口限制時(shí)，企業(yè)將不得不采購進(jìn)口設(shè)備。而一旦 選擇采購進(jìn)口設(shè)備，企業(yè)又將不得不決定以上的采購方式。 企業(yè)在確定設(shè)備采購方式時(shí)，要考慮許多因素：企業(yè)設(shè)備需求強(qiáng)度、市場設(shè)備供給狀 況、企業(yè)資金支付能力、設(shè)備生產(chǎn)的產(chǎn)品的市場需求、產(chǎn)品的市場競爭、競爭對手的競 爭策略以及國家對該產(chǎn)業(yè)的相關(guān)政策及其政策走勢等。因?yàn)閷σ粋€(gè)企業(yè)來說，設(shè)備采購 決策將關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展；對一個(gè)產(chǎn)業(yè)來說，它或許將會(huì)使產(chǎn)業(yè)競爭態(tài)勢發(fā)生巨 大的變化；而對國家來說，它將關(guān)系到市場資源的配置效率。正如2002年微波爐生產(chǎn)巨 頭格蘭仕挾20億巨資引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備殺入空調(diào)行業(yè)一樣，引起我國空調(diào)生產(chǎn)行業(yè)的競爭重 組；冰箱生產(chǎn)巨頭科龍2001－2003年通過收購、兼并和引進(jìn)設(shè)備打造“冰箱航母”，直接 使我國冰箱生產(chǎn)行業(yè)由群雄爭霸到寡頭競爭，并造成我國冰箱生產(chǎn)供給進(jìn)一步過剩。因 此，一個(gè)企業(yè)，特別是在行業(yè)中有相當(dāng)影響力的企業(yè)在做設(shè)備采購和采購方式的決策時(shí) ，必須經(jīng)過充分的可行性論證。 2．1．3 提出設(shè)備采購申請 　　一旦企業(yè)完成設(shè)備采購需求統(tǒng)計(jì)和采購方式的選擇后，企業(yè)的采購部門將向企業(yè)決 策層提交設(shè)備采購可行性論證報(bào)告，并提出設(shè)備采購申請和要求設(shè)備采購預(yù)算。企業(yè)決 策層通過調(diào)查和討論后，將會(huì)做出三種決策選擇：同意采購申請，否決采購申請或者是 同意購買某些設(shè)備而要求去掉另外一些設(shè)備。如果是企業(yè)轉(zhuǎn)型或者是擴(kuò)大產(chǎn)能需要，企 業(yè)決策層往往同意采購申請的概率居多，只不過有時(shí)很可能基于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略而增刪設(shè) 備采購數(shù)量而已；而如果受企業(yè)財(cái)力限制或者采購時(shí)機(jī)不成熟，也可能否決采購申請。 這是一種典型的自下而上的設(shè)備采購程序。另外一種是自上而下的設(shè)備采購程序。這種 采購程序一般是企業(yè)決策層首先要求企業(yè)生產(chǎn)部門統(tǒng)計(jì)設(shè)備采購需求，然后進(jìn)行選擇決 策，最后將所要采購的設(shè)備清單交給采購部門采購。采購部門在接到采購清單后，將制 定采購計(jì)劃，并提交決策層審議。 　　不管是自下而上還是自上而下的設(shè)備采購程序，都要求企業(yè)采購部門必須制定科學(xué) 、合理的設(shè)備采購計(jì)劃。只不過自上而下的采購程序?qū)?huì)省去一些方式選擇，增加了設(shè) 備采購幾率，但采購部門或采購人員仍然要就設(shè)備采購及時(shí)向決策層建言獻(xiàn)策，以便決 策層糾正錯(cuò)誤。 　　提出采購申請后，不管是獲得批準(zhǔn)還是遭到否決，都意味著制定采購計(jì)劃工作的完 結(jié)。如果是獲得批準(zhǔn)，企業(yè)采購部門將實(shí)施采購計(jì)劃；如果遭到否決，采購部門的工作 就到此為止。 　　最后應(yīng)該指出的是，企業(yè)采購部門在制定設(shè)備采購計(jì)劃時(shí)，采購計(jì)劃應(yīng)該有明確的 時(shí)間計(jì)劃和預(yù)算計(jì)劃。時(shí)間計(jì)劃要詳細(xì)具體到每階段所要完成的工作，直至到采購設(shè)備 的驗(yàn)收入庫和采購績效的評估為止。而預(yù)算計(jì)劃則要求采購價(jià)格和采購成本的合理配比 ，盡量減少采購成本。 2．2　實(shí)施設(shè)備采購計(jì)劃 實(shí)施采購設(shè)備計(jì)劃是采購工作的中心任務(wù)，制定設(shè)備采購計(jì)劃是為實(shí)施設(shè)備計(jì)劃服務(wù) 的，而事后的設(shè)備采購績效評估則是為以后進(jìn)行設(shè)備采購總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。因此，實(shí)施設(shè)備采 購計(jì)劃是整個(gè)采購工作的關(guān)鍵階段，它的成敗與否將成為檢驗(yàn)所制定的設(shè)備采購計(jì)劃是 否科學(xué)和評估整個(gè)采購工作是否成功的最重要的指標(biāo)。在實(shí)施設(shè)備采購計(jì)劃中，要嚴(yán)格 按照預(yù)先所制定的設(shè)備采購計(jì)劃執(zhí)行，同時(shí)又不失靈活性，依據(jù)外在環(huán)境的變化機(jī)動(dòng)靈 活處理。 2．2．1 選擇設(shè)備供應(yīng)商 　　當(dāng)采購部門的設(shè)備采購申請獲得批準(zhǔn)后，真正的設(shè)備采購工作自此開始。不管是采 取招標(biāo)采購還是一般采購，也不管是選擇國產(chǎn)設(shè)備還是選擇進(jìn)口設(shè)備，選擇設(shè)備供應(yīng)商 將成為采購部門實(shí)施設(shè)備采購計(jì)劃的首要工作任務(wù)。一般來說，選擇設(shè)備供應(yīng)商可以采 取兩種方式：一種是采購部門人員對生產(chǎn)設(shè)備的供應(yīng)商逐一進(jìn)行考察，從中選擇最佳設(shè) 備供應(yīng)商；另一種是采購部門向各設(shè)備供應(yīng)商發(fā)去設(shè)備采購邀請函，讓各設(shè)備供應(yīng)商向 采購部門提交設(shè)備資料。采購部門從所有資料中篩選最佳設(shè)備，從而選出幾家最佳設(shè)備 供應(yīng)商進(jìn)行考察，最終確定一家最佳設(shè)備供應(yīng)商。第一種方式由于設(shè)備供應(yīng)商量大面廣 ，逐一考察造成采購費(fèi)用高昂，因此，第二種方式逐漸成為現(xiàn)代設(shè)備采購的主要方式。 　　在篩選設(shè)備供應(yīng)商過程中，對設(shè)備供應(yīng)商特別是長期的設(shè)備供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)證成 為越來越普遍的做法。資質(zhì)認(rèn)證是采購部門對設(shè)備供應(yīng)商的設(shè)備質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)性、服 務(wù)水平以及企業(yè)信譽(yù)等方面的資格認(rèn)可和肯定。認(rèn)證的目的是為了考察和衡量設(shè)備供應(yīng) 商的設(shè)備供應(yīng)能力，從而為企業(yè)所采購的設(shè)備提供質(zhì)量、服務(wù)等方面的保證。認(rèn)證過程 一般包括認(rèn)證準(zhǔn)備、初選供應(yīng)商、試制認(rèn)證、中試認(rèn)證、批量認(rèn)證、認(rèn)證供應(yīng)商評估和 頒布資質(zhì)認(rèn)證證書等七個(gè)階段。經(jīng)過資質(zhì)認(rèn)證的企業(yè)一般能夠成為企業(yè)的設(shè)備供應(yīng)商， 而沒有通過認(rèn)證的企業(yè)將重新爭取通過認(rèn)證或者被淘汰。目前，在國際上通行的資質(zhì)認(rèn) 證是國際質(zhì)量體系認(rèn)證，即ISO9000認(rèn)證，已經(jīng)成為越來越多企業(yè)努力爭取的資質(zhì)證書， 同時(shí)，也成為越來越多企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)考察的主要條件。因此，采購部門在選擇供 應(yīng)商時(shí)，可以先選擇通過ISO9000認(rèn)證的設(shè)備供應(yīng)商，然后再根據(jù)企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對這些企 業(yè)進(jìn)行資質(zhì)認(rèn)證，最后確定滿足企業(yè)要求的最佳設(shè)備供應(yīng)商。 |閱讀助手 | |ISO是“國際標(biāo)準(zhǔn)化組織”的英文簡稱。它制定了一系列質(zhì)量管理的國際參考| |標(biāo)準(zhǔn)，即ISO9000系列。其中，最為重要的核心標(biāo)準(zhǔn)有四個(gè)，分別是： ISO| |9000《質(zhì)量管理體系：基礎(chǔ)和術(shù)語》； | | ISO9001《質(zhì)量管理體系：要求》； ISO9004《質(zhì)量管理體系：業(yè)績改進(jìn)指南| |》； ISO19011《質(zhì)量和環(huán)境管理體系審核指南》。 | |ISO9000認(rèn)證即是指有ISO9000認(rèn)證資格的機(jī)構(gòu)對企業(yè)的管理體系或者提供 | |的產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證，確認(rèn)符合ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)并出具認(rèn)證證書的活| |動(dòng)。 | 　　不過，選擇出符合要求的設(shè)備供應(yīng)商之后，對供應(yīng)商的考察仍然必不可少?？疾鞂?象主要是設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)和設(shè)備本身。對設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)的考察主要是印證供應(yīng)商所提供的 資料是否屬實(shí)，而對設(shè)備本身的考察則主要是檢測設(shè)備質(zhì)量是否符合采購要求。同時(shí)， 在考察設(shè)備生產(chǎn)商時(shí)，不要忽視對已經(jīng)使用過該設(shè)備的企業(yè)進(jìn)行訪問，看一看他們對該 設(shè)備的使用體會(huì)。 　　綜合以上信息，采購部門便可以確定理想的設(shè)備最佳供應(yīng)商。 2．2．2 發(fā)出設(shè)備采購訂單 　　企業(yè)選定設(shè)備供應(yīng)商后，將要進(jìn)行設(shè)備采購談判，簽訂設(shè)備采購合同，發(fā)出設(shè)備采 購訂單。 　　設(shè)備采購談判主要是采購方與設(shè)備供應(yīng)商就設(shè)備價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、檢測 方式、運(yùn)輸條件、安裝調(diào)試、維修服務(wù)、保險(xiǎn)條款、貨款支付方式等方面進(jìn)行切磋商談 。其中設(shè)備價(jià)格一般是供求雙方談判的重點(diǎn)。設(shè)備供應(yīng)商提出的價(jià)格往往遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于設(shè)備 的最終價(jià)格，而采購方希望以較低的價(jià)格成交，最終的結(jié)果常常是雙方都適度妥協(xié)，達(dá) 成一個(gè)令雙方都滿意的折衷價(jià)格。當(dāng)然，在進(jìn)行采購談判時(shí)，其他的條款也不容忽視， 采購方必須竭盡全力爭取對自己最有利的條件，而把最不利的條件給與對方。在設(shè)備采 購談判時(shí)，雙方要遵循平等協(xié)商、互惠互利的原則，但掌握一定的談判技巧是必要的， 這樣將會(huì)有利于優(yōu)惠條件的爭取。 　　設(shè)備采購合同是采購方與設(shè)備供應(yīng)商對雙方都滿意的設(shè)備采購談判結(jié)果所達(dá)成的書 面認(rèn)可協(xié)議。設(shè)備采購合同規(guī)定了雙方分別享有的權(quán)利和各自必須履行的義務(wù)。設(shè)備采 購合同的文書由雙方的法律顧問或者是共同聘請的第三方法律專家擬定。一旦雙方在設(shè) 備采購合同上簽字，則意味著合同生效，雙方就必須按照合同載明的日期履行各自的契 約義務(wù)。在簽訂合同時(shí)，采購方必須注意兩點(diǎn)：一是在通常的合同中，一般雙方都有保 留條款，即在不可抗力的條件下某方有不履行契約義務(wù)的權(quán)利。采購方要明確對方在哪 種不可抗力的條件下享有不履行義務(wù)的權(quán)利；二是雙方發(fā)生糾紛時(shí)仲裁機(jī)構(gòu)的選定問題 ，究竟是只選擇國內(nèi)仲裁機(jī)構(gòu)還是包括其他國家的仲裁機(jī)構(gòu)。 　　簽訂設(shè)備采購合同后，采購方將依據(jù)合同發(fā)出設(shè)備采購訂單。設(shè)備采購訂單是設(shè)備 采購方向設(shè)備供應(yīng)方發(fā)出的要求供應(yīng)設(shè)備的數(shù)量、單價(jià)、服務(wù)等有關(guān)條款的要約。采購 方發(fā)出采購訂單，實(shí)質(zhì)上已意味著對該設(shè)備供應(yīng)商的認(rèn)可。如果供應(yīng)方接受訂單，則意 味著它必須按照訂單的要求生產(chǎn)、準(zhǔn)時(shí)供應(yīng)設(shè)備；如果供應(yīng)方拒絕訂單，那么，連同設(shè) 備采購合同一起失效。雖然設(shè)備采購訂單的發(fā)出只是一個(gè)簡單的程序，但是它卻是真正 意義上的設(shè)備采購物流的開始，此后采購方與供應(yīng)方所發(fā)生的一切關(guān)系都緊緊圍繞訂單 而展開，亦隨著供應(yīng)方對訂單的履行而完結(jié)。在采購方發(fā)出訂單后，還必須對訂單跟蹤 。訂單跟蹤主要是對設(shè)備供應(yīng)商生產(chǎn)設(shè)備的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)測，防止供應(yīng)商無法按時(shí)供應(yīng)合 格質(zhì)量的設(shè)備。對于制造生產(chǎn)周期較長的設(shè)備，訂單跟蹤能夠起到有效的預(yù)防作用，以 便采購方及時(shí)采取應(yīng)急措施。但是在訂單跟蹤過程中，采購方在未征得供應(yīng)方同意的情 況下，無權(quán)對采購方的生產(chǎn)進(jìn)行直接的干涉，除非供應(yīng)方有明顯的欺詐行為，采購方可 以選擇訂單中止。 2．2．3 驗(yàn)收采購設(shè)備 　　當(dāng)設(shè)備供應(yīng)商按照采購方的訂單要求生產(chǎn)好設(shè)備后，雙方將進(jìn)行設(shè)備的交接：供應(yīng) 商將設(shè)備交付給采購方，采購方將驗(yàn)收設(shè)備，并支付設(shè)備價(jià)款。這其中涉及的主要問題 有：設(shè)備運(yùn)輸問題、設(shè)備驗(yàn)收問題、安裝維修問題和設(shè)備價(jià)款支付問題。其中，設(shè)備運(yùn) 輸問題和安裝維修問題已在設(shè)備采購合同中予以規(guī)定。因此，關(guān)鍵問題只有設(shè)備驗(yàn)收問 題和設(shè)備價(jià)款支付問題。 設(shè)備驗(yàn)收是采購方檢驗(yàn)設(shè)備質(zhì)量和認(rèn)可設(shè)備質(zhì)量后接收設(shè)備...
設(shè)備采購流程