ECM集團會議應用解決方案(doc)
ECM高效溝通管理 大型會議應用解決方案 2003年2月 北京炎黃新星網絡科技有限公司 目 錄 1 炎黃新星簡介 1 2 高效溝通管理系統簡介 1 2.1 ECM為客戶帶來的利益 1 2.1.1 高效溝通節(jié)省運營成本 1 2.1.2 加強內部上傳下達、提高管理政策執(zhí)行力度 2 2.1.3 加強平級溝通、提升部門協作效率 2 2.1.4 提供企業(yè)管理的有效依據 2 2.2 ECM主要功能 2 2.3 主要應用領域 3 2.4 主要客戶及應用簡介 4 2.5 ECM主要特點 5 2.5.1 高效的多渠道群發(fā)通訊工具 5 2.5.2 確保目標實現的管理工具 5 2.5.3 軟硬件一體化，安裝使用簡單方便 5 2.5.4 領先的融合通訊技術、語音合成技術 6 2.5.5 ECM與CRM、ERP、OA的關系 6 3 大型會議應用 6 3.1 會前計劃 7 3.1.1 會議聯系人導入 7 3.1.2 會議計劃批量發(fā)放 7 3.2 會議召集 8 3.2.1 會議報名通知 8 3.2.2 會議報名 8 3.2.3 會議報名情況收集 8 3.2.4 會議報名催辦 8 3.3 會前提醒 9 3.4 會議資料發(fā)放 9 3.5 會議服務安排 9 3.5.1 登記合作服務單位 9 3.5.2 合作服務單位通知 10 3.5.3 登記會議參與人房間分機號 10 3.5.4 會議參與人服務（如訂票服務等） 10 3.6 會議組織 10 3.6.1 會議幫助 10 3.6.2 緊急聯絡 11 3.6.3 會議通知 11 3.6.4 會議變更 11 3.7 會議互動活動 11 3.7.1 會議投票 11 3.7.2 會議竟猜小游戲 11 3.7.3 抽獎活動 11 3.7.4 人文關懷 12 4 成功案例 12 4.1 國家開發(fā)銀行應用案例 12 4.2 中國旅游飯店業(yè)協會 會議應用案例 15 炎黃新星簡介 北京炎黃新星網絡科技有限公司是一家面向智能化通信業(yè)務的綜合技術服務提供商及 相關軟件產品的領先供應商。作為智能通信綜合業(yè)務的設計師和建筑師，我們一直致力 于以智能化通信產品開發(fā)、通信業(yè)務綜合服務為核心的新技術、新產品的研發(fā)，投入了 巨大的人力和資金，迄今為止擁有：炎黃新星獨家最新提出的高效溝通管理（ECM）、第 三代統一消息、電信運營商級的電子郵件系統，以及國際領先的、擁有自主知識產權的 語音技術等一系列有核心競爭力的產品。 炎黃新星一直致力于在信息通信技術領域提供創(chuàng)新產品和解決方案，促進智能化通信 業(yè)務發(fā)展。短短的三年時間我們擁有了眾多精誠合作的合作伙伴：中國電信、中國移動 通信、中國聯通等國家級電信企業(yè)和國內外著名的IT企業(yè)，如：IBM、HP、清華同方、方 正科技、清華紫光等。 作為新一代高新技術企業(yè)，炎黃新星愿意運用公司豐富的技術資源，強大的研發(fā)實力 ，將技術成果帶入您的企業(yè)，以最先進的技術、最優(yōu)質的服務，為大中型企業(yè)的信息化 建設及電子政務做出自己的貢獻。 高效溝通管理系統簡介 高效溝通管理（Effective Communication Management，縮寫ECM）是基于管理學的理論，為企業(yè)提供強有力的通訊工具和管理工具 。它強調以現有的一切通訊手段作為基礎，包括WEB、電話、電子郵件、短信、傳真、即 時通信等，結合多種管理手段，包括事務提醒、自動催辦、確認回復、團隊協作、監(jiān)督 和報警等，實現溝通的高效和管理。 1 ECM為客戶帶來的利益 1 高效溝通節(jié)省運營成本 在企業(yè)里，員工和中級主管花在溝通上的時間大約占其工作時間的40%- 50%，而對于高層主管，這個比率會更高。在使用ECM之后，員工用于溝通的時間將會大 大減少，人員工作效率得到了提高，人力資源成本因此而節(jié)省。以每人每天節(jié)省半個小 時計算，一個公司每年節(jié)省的時間也是非?？捎^的。 ECM整合了多種通訊手段，員工可以用最合理的方式進行溝通，從而節(jié)省內部的通訊 成本，對于跨地域的集團公司來說，更能節(jié)省大量的長途電話費用。 例如：國家開發(fā)銀行總行及28個分行在使用ECM后，長途費用降低了50%，具體分析請 查看 附件：成功案例。 2 加強內部上傳下達、提高管理政策執(zhí)行力度 ECM是一個可靠的多渠道通訊工具，它可以利用各種通訊手段快速的傳遞信息，并運 用事務提醒、自動催辦、確認回復、事務監(jiān)督報警等管理手段，不但保證信息的準確到 達，而且使企業(yè)各項事務具備可管理、可監(jiān)督性。 ECM還有一個重要作用，即將平時的“非正式溝通”行為轉變?yōu)槠髽I(yè)內部的“正式溝通” 、“團隊溝通”行為，使團隊溝通信息在企業(yè)內部快速、高效、有序的流轉。 3 加強平級溝通、提升部門協作效率 ECM可靈活定義部門之間的協作過程。將各部門之間的溝通過程和事務辦理情況進行 明確記錄和跟蹤，消除灰色地帶，并可以跨部門監(jiān)督和報警，保證部門協作時各個環(huán)節(jié) 的緊密有序，責任明確。 4 提供企業(yè)管理的有效依據 ECM將企業(yè)內部的各個環(huán)節(jié)進行有效關聯，并采用自動事務記錄機制，記錄所有團隊 溝通信息，這將成為企業(yè)進行管理過程改進、組織結構安排、人員責任分明的重要依據 ，為企業(yè)管理者提供幫助。 2 ECM主要功能 多渠道消息群發(fā) ECM具備以下通訊方式： WEB 電子郵件 固定/移動電話語音 手機短信 傳真 即時通信 ECM可以同時向多人發(fā)送消息，不但可用于企業(yè)內部，也可用于企業(yè)和投資人、合作 伙伴、客戶之間。 多種方式回復確認 ECM為每一次溝通都加上回復確認機制，變單向溝通為雙向溝通，一項事務只有在得 到對方的回復后才確認結束，如“會議通知是否收到？”“事情是否完成？”，回復的方式 也可以多種多樣，如短信回復、IVR語音電話回復等。 事務溝通管理 用戶可靈活使用ECM中的多種管理手段，包括： 事務提醒 事務通知 自動催辦 領導監(jiān)督 系統自動報警等 應用自動催辦功能，ECM系統可代替負責人督促執(zhí)行者盡快完成工作，領導可以隨時 監(jiān)督事務處理狀態(tài)，獨特的報警機制避免事情延誤。這些管理手段和多樣化的通訊方式 相結合，確保每件事務的溝通目標實現。 團隊協同工作 對于需要多人參與的事務，用戶可以靈活定義溝通過程，ECM系統自動對溝通過程進 行記錄和跟蹤，對每個執(zhí)行者的工作內容和進度進行管理，保證各個協作環(huán)節(jié)緊密有序 ，責任明確。 溝通靈活轉移 ECM可完全配合用戶的使用習慣，或者特別情況下的需要（如出差，調動等），將溝 通信息轉移到指定的通訊方式上。用戶可根據具體需要，將某些事務轉移給其他責任人 進行處理。 查詢統計 ECM能清楚記錄系統中的各種信息，提供給用戶和管理員進行事務、信息發(fā)送的統計 和查詢，方便管理者了解企業(yè)的工作效率。 3 主要應用領域 ECM能夠滿足企事業(yè)單位的各種通訊及管理需要，具有眾多的應用領域。 政府辦公：可用于政府機關內部、政府與政府之間、政府與管轄企業(yè)之間的溝通，主 要用于提高政府機關辦事效率，對緊急事務的反應速度，解決大批量政務溝通的問題。 企業(yè)日常管理：主要用于企業(yè)內部溝通管理，包括日常事務提醒、通知發(fā)放、事務督 辦等。 市場營銷：主要用于企業(yè)營銷，包括信息發(fā)布、開展促銷活動、客戶關懷、客戶調查 分析等。 銷售管理：流動銷售管理、分區(qū)域渠道管理。 客戶服務：主要用于企業(yè)售后服務，包括售后快速響應、服務狀態(tài)反饋、服務統計、 收繳欠款等。 物流管理：銷售訂單、庫存控制報警、采購管理 4 主要客戶及應用簡介 |客戶名稱 |基本應用 | |國家開發(fā)銀行總行 |1、總行與分行之間日常管理，包括日程通知、會議管理| |及全國28家分行 |、工作通知反饋； | | |2、重要客戶帳戶情況、貸款情況、交易情況的語音通知| | |、語音電話查詢 | |中國電信數據 |內部管理； | |通信局 |與下級電信部門協作辦公 | |長春市政府 |長春市政府內部管理； | | |應急指揮系統 | |國家安全生產 |1、內部管理； | |監(jiān)督管理局 |2、應急指揮系統 | |中國旅游飯店 |會議報名管理； | |行業(yè)協會 |會議組織：包括通知、提醒、反饋； | | |會議互動活動組織 | |同方計算機本部 |1、企業(yè)內部管理； | | |2、會議管理； | | |3、計算機渠道管理 | 5 ECM主要特點 1 高效的多渠道群發(fā)通訊工具 ECM可以獨立作為一個傳遞信息的手段，實現多渠道立體化傳遞信息，保證用戶在開 會、出差、特殊辦公環(huán)境等情況下，仍然能夠有效的接收信息。同時，它所特有的大批 量群發(fā)功能，為企業(yè)大批量發(fā)送短信、電子郵件、傳真提供了便利。 2 確保目標實現的管理工具 ECM是一個管理工具，它可以記錄下來溝通的全過程，以便于進行查詢和審核。同時 ，用戶可以預先設定大量的策略，包括溝通對象、通訊方式、事務內容、處理要求、催 辦條件、監(jiān)控方式等，各種策略會在條件滿足的情況下自動執(zhí)行，確保溝通目標的實現 。 3 軟硬件一體化，安裝使用簡單方便 ECM是一個軟硬件一體化的設備，真正實現了即插即用，安裝時僅需分別同電源、電 話線及公司網絡連接，并進行基本配置后即可投入使用。ECM的使用用戶，可以根據自己 的使用習慣設定喜歡的通訊方式，無須增加額外設備，不給使用者添加負擔。 以下是ECM產品系列： |ECM1000系列 |經濟實惠，以最小的投 |[pic] | | |資全面提升小型企業(yè)內 | | | |部溝通效率 | | |ECM2000系列 |并發(fā)量高、擴展性好， |[pic] | | |適合中型企業(yè)使用 | | |ECM3000系列 |高穩(wěn)定性、高可靠性、 |[pic] | | |高并發(fā)量，適合于大型 | | | |企業(yè)或電信運營商使用 | | | |，可對外提供ASP服務 | | 4 領先的融合通訊技術、語音合成技術 ECM采用先進的融合通訊技術，將多種通訊手段進行集成，滿足用戶進行多渠道溝通 的需要。同時采用炎黃新星自主知識產權的語音合成技術，能夠自如的將文字信息轉換 為語音信息，使用戶通過電話就能收聽到各種溝通信息。 5 ECM與CRM、ERP、OA的關系 ECM除獨立使用外，還可以與ERP、CRM、OA等信息化系統實現有效結合，起到兼容、 強化執(zhí)行和補充的作用。 例如，企業(yè)原來已經有CRM系統，但在售后服務的過程中，經常出現找不到責任人、 故障排除不及時或相互之間推委責任的現象，與ECM對接之后，可以幫助CRM解決通知、 催辦、監(jiān)控、報警等溝通問題，加強系統的執(zhí)行力度，使系統運行更順暢。 又如，企業(yè)已有ERP系統，在缺貨時可以用ECM及時通知提醒倉庫人員及供貨商補貨， 而應收款到期仍未收到款時，可以用ECM催促應付款的公司付款。 ECM對OA的補充更為明顯，例如內部周報、月報、各種工作的提醒、催辦、通知、都 能大大加強公司內部管理的執(zhí)行力度。 大型會議應用 由于ECM系統具備多渠道（Email、短信、語音呼出、傳真）、雙向的通訊方式，可以 實現快速、準確、有效的溝通，因此在大型會議的召集、安排、組織上，有著廣泛的應 用。它的主要應用目的是實現分處在不同地域的群體間的會議召集，以及會議期間的信 息交流、信息共享，提供一種高效協同工作的手段。 ECM大型會議解決方案充分運用Intranet/Internet網絡資源、電信語音及傳真網絡資 源、移動網絡資源等先進的信息交流技術，在大型會議的召開中完全實現電子化的會議 召集、會議召開、會中管理、會議互動以及會議語音、傳真文件、電子文件的發(fā)放等功 能。 [pic] ECM大型會議解決方案，解決了大型會議中，因為人數眾多，通知不便，反饋延誤、 互動性差而造成的會議組織困難、拖延時間長、服務不當的問題，同時為會議舉辦方節(jié) 省了大量的人力、物力，是組織大型會議的理想幫手！ 以下根據大型會議的舉辦要求，從會議組織過程的各個方面論述ECM的應用。 1 會前計劃 [pic] 在舉辦大型會議之前，要事先進行擬訂會議計劃，整理會議聯系人（與會議參與人不 一定相同），發(fā)送會議計劃等工作。 1 會議聯系人導入 大型會議中，...
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