財務檔案管理總則
財務檔案管理總則 一、財務檔案的內(nèi)容 財務檔案是指投資公司及其所屬的各級公司在經(jīng)營活動中所形成的各種合同、協(xié)議、申 請、說明、報表、憑證、票據(jù)、文件、帳簿等有參考價值的原始資料和電子文檔。 1. 票據(jù)是指包括各種入庫單、出庫單、銷售小票以及其他手寫票據(jù)等，是企業(yè)進行核算的 原始依據(jù)。 2. 合同、協(xié)議是指公司在日常經(jīng)營活動中與其他單位或個人依法簽訂的、具有法律效力的 各種文件，具體包括訂貨合同、銷售合同、工程合同、租賃合同、裝修合同、勞務合 同、廣告合同、財產(chǎn)保險合同、貸款（銀行承兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（ 加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等。合同、協(xié)議是公司與其他企業(yè)進行商 品交易，勞務供應的法律依據(jù)，也是財務部門進行貨款結算的原始依據(jù)。 1. 業(yè)務合同是指業(yè)務部門在商品交易過程中與對方簽訂的訂貨合同、銷售合同、各類工程 合同和相關協(xié)議等。 2. 行政合同是指公司行政部門簽訂的租賃合同、裝修合同、勞務合同、廣告合同、財產(chǎn)保 險合同和其他合同等。 3. 融資、投資合同是指與合作單位、金融單位簽訂的各種合同、協(xié)議，包括貸款（銀行承 兌）合同、擔保（抵押）合同、合作（加盟）協(xié)議、投資協(xié)議和其他合同（協(xié)議）等 4. 各分公司簽定的各種合同、協(xié)議，必須指定專人妥善保管，不得隨意亂丟亂放，防止泄 密；過期的合同、協(xié)議，應分類裝訂、登記，集中交到到人事部管理。每年6月30日 ，將過期的合同、協(xié)議交總部歸檔，統(tǒng)一管理，各地不得隨意丟棄、撕毀。 二、檔案的上繳 1. 固定的財務檔案，如報表、憑證、票據(jù)等要在年度營業(yè)結束后，上交分公司財務部檔案 管理員處，具體時間為每年的6月30日以前，上交隔年的財務檔案。 2. 非固定的財務檔案，如合同、協(xié)議等要在合同、協(xié)議執(zhí)行完畢后交公司財務部檔案管理 員處； 3. 所有檔案必須按規(guī)定裝訂、歸類，交接過程必須清楚，填制交接清單（附表一）。交接 清單上必須列明檔案的名稱、交接雙方經(jīng)手人、時間、地點以及冊數(shù)、件數(shù)或份數(shù)。 三、財務檔案的保管 1. 對應歸檔的材料加以分類、整理，編制兩張目錄表即檔案總目錄表和明細分類目錄表， 并制定分類編號，以便快速檢索。 2. 將分類以后的檔案材料裝訂成冊，編排順序號，與目錄表相對應。 3. 每一冊檔案要編寫頁號，該號碼用鉛筆寫在每頁材料的右上角。 4. 將應存檔的材料名稱。主要內(nèi)容、冊數(shù)、頁數(shù)等登錄上分類目錄表及總目錄表后，裝入 統(tǒng)一標準制作的案卷內(nèi)。 5. 對檔案庫要采取防火，防盜、防蛀、防強光、恒溫、恒濕等措施。對以上設施要經(jīng)常檢 查，發(fā)現(xiàn)問題要馬上向財務部經(jīng)理報告，并協(xié)助經(jīng)理采取補救措施。 6. 對入庫檔案隨時進行更改補充工作，每半年清點一次，檢查檔案是否完整。準確。帳目 與實物是否相符，對破損、載體及變質(zhì)的檔案及時修復和區(qū)別登記。 7. 每月一次將上月的資料用計算機軟盤做出備份，另行保管（如保險柜）。該套軟盤同樣 做出編號和內(nèi)容登記。 四、財務檔案的保密規(guī)定： 1. 檔案管理員要盡職盡責，嚴守企業(yè)機密。 2. 嚴格執(zhí)行借閱、調(diào)用制度。 3. 對機密、絕密文件要嚴格借閱手續(xù)，未經(jīng)批準不得翻印和復制。 4. 不得在私人通信、電話中涉及企業(yè)機密，不得在公共場合涉及企業(yè)機密，不得與無關人 員談論企業(yè)機密。 5. 財務檔案密級分為秘密、機密、絕密，對絕密文件只限指定的人員使用。 1. 絕密文檔是指向各單位上報的報表、公司的各類有價證券、會計帳簿、記賬憑證以及系 統(tǒng)電腦識別密碼 2. 機密文檔是指公司各類統(tǒng)計報表、分析報告以及重大的發(fā)展戰(zhàn)略等文檔 3. 秘密文檔是指涉及到公司開辦、發(fā)展過程中保留的數(shù)據(jù)分析、網(wǎng)點布局等重要資料 五、財務檔案的使用及借閱規(guī)定： 1. 各分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理級以上人員、財務部經(jīng)理調(diào)閱檔案可直接到檔案管理員處填 調(diào)閱手續(xù)。 2. 部門經(jīng)理級以上的人員需借閱檔案時，應填寫借閱單，財務部經(jīng)理簽字，可到檔案管理 員處辦理手續(xù)。 3. 一般工作人員需借閱檔案時，要有經(jīng)理及經(jīng)理以上的人員批示，經(jīng)財務部經(jīng)理簽字后， 方可借閱。 4. 閱覽應在檔案室內(nèi)進行，如需借出時，須填寫《文件借閱登記表》。借出時間不超過三天 。 附表（文件借閱登記表）： 文件借閱登記表 NO：001 |文件目錄 |文件名稱 |借出日期 |歸還日期 |備注 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 財務總監(jiān)： 分公司財務經(jīng)理： 借閱人： 5. 對絕密檔案的借閱，要公司總裁和財務總監(jiān)批準方可。 6. 檔案借閱者要做到保密，不得轉借他人，不得涂改、損毀檔案。 7. 借閱及退還時，要當面清點，退還時辦理注銷登記。 8. 各職能管理中心需調(diào)閱財務檔案的，需經(jīng)公司財務總監(jiān)審批。 9. 公司監(jiān)察審計、財務管理中心進行工作檢查和稽核不受本規(guī)定制約，必須全力配合。 財務檔案管理員的職責 1. 負責對財務檔案進行統(tǒng)一編號與保管。 2. 依據(jù)制度，負責提供財務檔案使用、借閱服務。 3. 負責檔案庫的全面管理。 4. 管理員調(diào)動工作時，要對文件進行清點，辦理交接手續(xù)，并有人監(jiān)交，尤其是電腦密碼 和使用資料。 5. 財務檔案的移交:財務檔案轉交時，必須辦理移交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人 簽章。 6. 財務檔案的保管年限 |檔案名稱 |保管期限 | |一、會計憑證類 | | |1、原始憑證、記帳憑證 |15年 | |其中：涉及外來的會計憑證 |永久 | |2、銀行存款余額調(diào)節(jié)表 |3年 | |二、會計賬簿類 | | |1、日記賬 |15年 | |其中：現(xiàn)金和銀行存款日記帳 |25年 | |2、明細賬、總賬、輔助賬 |15年 | |3、涉及外來對私發(fā)行的會計賬簿 |永久 | |三、會計報表類 | | |1、主要財務指標快報、年未盤點表 |3年 | |。 | | |2、月、季會計報表 |15年 | |3、年度會計報表 |永久 | |四、其他類 | | |1、會計檔案保管清冊及銷毀清冊 |25年 | |2、財務預算計劃 |3年 | |3、主要財務會計文本、合同、協(xié)議 |永久 | 請各財務部門嚴格按照本檔案管理制度執(zhí)行，保證公司各類文件檔案的保密性、完整性 。
財務檔案管理總則