信息采購的含義與應用
信息采購的含義與應用 3．1．1 信息采購的含義 簡單地說，信息采購就是通過互聯(lián)網絡，借助計算機管理企業(yè)的采購業(yè)務。具體說來 ，開展信息采購的企業(yè)在網絡上公布所需的產品或服務的內容，供相應的供應商選擇； 采購企業(yè)通過電子目錄了解供應商的產品信息；通過比較選擇合適的供應商，然后，下 訂單并開展后續(xù)的采購管理工作。也叫電子化采購、電子商務采購、網上采購。 閱讀助手 2000年4月4日，ECantata國際網絡公司上海辦事處與Motorola上海尋呼產品有限公司 聯(lián)合進行了一次基于Internet技術平臺的在線工業(yè)采購，所采購的產品全部用于該廠的 本季度實際生產；由ECanlata和Motorola公司共同確定供應商，按照新的流程成功完成 了此次采購任務；在線采購結果比預期節(jié)約費用32%，節(jié)省時間80%以上。 在傳統(tǒng)模式下，Motorola公司的采購是通過物料部的采購師進行的：首先由采購師組 織供應商的認證工作，通過上門調查、產品認證、試生產、供貨跟蹤等手段，在供應商 資料庫中確認出能供應該產品的供應商。之后，在某一約定的時間段內，通過電話詢問 或招投標的方式，得到供應商的報價井挑選其中報價最低的作為中標者，與之進行后續(xù) 的合約工作。傳統(tǒng)采購全過程較長、重復工作很多，目由于傳統(tǒng)模式的報價方案不適應 于價格變化較快的產品，往往會在經濟上受到損夫。 在4月4日的電子商務采購中，由于采用了在線逆向竟價的先進概念，不同的供應商可 以在網絡匕看到價格的不斷下降，激烈的竟爭和輪流領先的賽跑感覺將促使供應商不斷 降低價格，在相當短的時間內，把價格降到傳統(tǒng)詢價或招投標無法達到的程度。而與此 同時，賣方也降低了營銷成本、獲得了市場機會。 在該次采購中，三家供應商參加竟爭。經過簡單的軟件培訓和模擬竟價，各個企業(yè)都 對進行在線采購充滿興趣，對獲取最后的訂單信心十足。13：30——14：00，在正式拍賣 的半個小時內，各家企業(yè)都竟相報價，進行了數(shù)十輪的激烈竟爭，最后的勝利者的報價 比原來預期的采購價格低了200元左右，節(jié)約的采購成本高達32%之多。 電子商務是隨著互聯(lián)網技術和新經濟管理理論的發(fā)展而出現(xiàn)的一種新興的商務方式。 由于采購是企業(yè)直接面對市場的第一個窗口，因此電子商務的發(fā)展將在未來徹底改變現(xiàn) 在的采購管理模式，進行信息采購是將來采購方法發(fā)展的一個方向，信息采購能成為當 今采購管理的重要趨勢，在于通過互聯(lián)網、企業(yè)內部網以及其他外部網絡技術，使眾多 的交易企業(yè)實時地進行信息溝通、訪問電子目錄，從而以最低的采購成本獲取經濟利益 最大的產品。信息采購的潛在運用還包括訂單跟蹤、資金轉賬、產品計劃和進度安排、 收據(jù)確認等，從而最終加速企業(yè)運作、縮短前置時間，同時把大量的人力資源從繁瑣的 事務性工作中解放出來，全面降低企業(yè)采購管理的成本。信息采購能蓬勃發(fā)展，原因還 在于它具有快速、低成本整合上下游資源和信息的能力。 3．1．2 信息采購的應用 信息采購的基本手段建立電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（EDI）。利用EDI可以及時、準確地掌握 供應與需求的情況，按照準時物流的要求，采購或物流中心可以很快做出物流的決定。 通過建立EDI系統(tǒng)，上下游產業(yè)之間建立了電子自動訂貨系統(tǒng)和實現(xiàn)了決算、檢驗、庫存 的電子化。 通過EDI系統(tǒng)，物料供應商可以獲得許多優(yōu)點：⑴ 通過掌握需求方的信息，可以在某種程度上有計劃生產，從而減少庫存；⑵ 由于實現(xiàn)了電子化，可以減少銷售費用，比如沒有傳票了，減少了傳票成本；⑶ 由于信息的同步化，可以減少錯誤生產和供貨，也可以向需求方及時反饋情況，讓需求 方了解生產狀況；⑷ 在供應商與采購商共同開發(fā)商品的時候，通過信息互通可以加快開發(fā)速度。 EDI系統(tǒng)給采購方也帶來了不少好處：⑴ 由于采購數(shù)據(jù)直接傳輸給物流中心，可以防止由于物料供應不及時帶來的損失，例如日 本日化生產企業(yè)花王與零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺貨率減少了一半；⑵ 通過電子訂貨系統(tǒng)實現(xiàn)了自動采購，提高了商品周轉率，佳斯客的庫存周轉率提高了30 %；⑶ 削減了流通成本，采購方不需要建立庫存從而大大節(jié)約了費用。 建立EDI系統(tǒng)對物流企業(yè)來講也有很多好處：⑴ 實現(xiàn)了物流作業(yè)的集約化。需求方為了降低成本和庫存，只在必要的時間、按必要的數(shù) 量、采購必要的商品，這就使物流企業(yè)出現(xiàn)多頻率、小批量配送的勢頭，但這種配送方 式導致配送次數(shù)和車輛增加、加劇交通擁擠和廢氣增加等問題。物流企業(yè)EDI系統(tǒng)掌握了 更多及時的信息，從而可以在配送中更加集約化；⑵ 為物流企業(yè)自身減少庫存，甚至實現(xiàn)無庫存創(chuàng)造了條件。物流中心最大的負擔是庫存較 多，建立EDI系統(tǒng)后，各生產商將貨物送到配送中心后進行點檢，然后按照采購要求直接 用運輸工具送到物流中心的出口，卡車司機馬上將貨物運到商店，物流中心也實現(xiàn)了無 庫存化。這種技術在國外稱為“交叉對接”；⑶ 利用EDI還可以做到共同配送。傳統(tǒng)的物流配送是以專業(yè)的品種和單一的貨主為對象的， 這就造成了運送設施的浪費，如果獲得了更多的信息就可以實現(xiàn)混合配送與共同配送。 混合配送就是將食品、日用品、酒、化妝品等同時配送，共同配送就是物流中心同時給 兩家以上的競爭貨主進行配送。
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