零售業(yè)采購操作
采購操作 采購發(fā)包作業(yè)管理辦法 一． 為使公司采購發(fā)包達(dá)到行之有效的執(zhí)行與管理，特制定本辦法 二． 范圍： 　　凡一切需采購之項(xiàng)目，如：財(cái)產(chǎn)、設(shè)備工具及公司各 項(xiàng) 　　費(fèi)用申請和支出，均依照本辦法執(zhí)行。 三．管理細(xì)則 　　1． 總務(wù)處經(jīng)辦人采購需負(fù)一切法律責(zé)任。不得徇私。 如經(jīng)舉證確實(shí)，除賠償所造成集體環(huán)境及損失外 公司將追究其相關(guān)法律責(zé)任。 　　2． 各類大宗采購必須按合同嚴(yán)格執(zhí)行。 公司費(fèi)用核決、分預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外兩種流程 四．作業(yè)流程： （一）預(yù)算內(nèi)：（指超過月累計(jì)預(yù)算時(shí)） 　　1．凡一切須采購物品及各項(xiàng)費(fèi)用申請和支出，均需嚴(yán)格按著公司財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定之 流程進(jìn)行 　　2．每次申請金額核決程序也應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)部相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。 （二） 預(yù)算外：（指超過累計(jì)預(yù)算時(shí)） 　　1.嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行 　　2.突發(fā)性及預(yù)算數(shù)額較大者，應(yīng)報(bào)公司董事會(huì)商議解決，并視同預(yù)算外。 五．依合同所簽定內(nèi)容支出的費(fèi)用，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)部流程辦理。 六．各部每月所支出費(fèi)用如超過月累計(jì)預(yù)算時(shí)，應(yīng)呈報(bào)直屬領(lǐng)導(dǎo)，并由部門主管詳細(xì)闡 述理由，經(jīng)主管副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。 七．各項(xiàng)費(fèi)用支出，以事前申請核準(zhǔn)為原則。金額較大的應(yīng)先行了解價(jià)格再作預(yù)算。 八．發(fā)包、驗(yàn)收： 　　1．采購?fù)瓿珊?，總?wù)經(jīng)辦應(yīng)以申購單所列清單進(jìn)行發(fā) 包。 　　2．發(fā)包中應(yīng)特別注意物品規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量等單據(jù)，以做最后確定。 　　3．物品送達(dá)后，由申購部門人員進(jìn)行簽收、領(lǐng)用，如有數(shù)量不附等問題，應(yīng)及時(shí)反 映更換，不得進(jìn)行驗(yàn)收領(lǐng)用。 九．請款、付款 　　嚴(yán)格按照公司規(guī)定財(cái)務(wù)程序和時(shí)間支取。 十．本辦法經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)、修改時(shí)亦同。 采購組織的規(guī)模 完善的商品采購辦法，有賴健全的采購組織來推動(dòng)運(yùn)作，而采購組織規(guī)模大小，通常可 視經(jīng)營型態(tài)與店鋪多寡而定： （一）獨(dú)立店鋪：獨(dú)立店鋪的營業(yè)、商品、人事權(quán)等，通常由店主（負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)。故 商品采購等相關(guān)事項(xiàng)亦集于店主一身，成敗端視其能力強(qiáng)弱而定。 （二）連鎖體系發(fā)展初期（通常在50店以內(nèi)）：由于店數(shù)不多，店鋪分布不廣，故商品 同質(zhì)性較高。而在公司規(guī)模小，編制人數(shù)少的情況下，通常組織編制是以商品采購、促 銷計(jì)劃、商品陳列規(guī)劃、市場調(diào)查……等，是種分工較粗的組織架構(gòu)。 （三）連鎖體系發(fā)展?jié)u趨成熟之階段（通常在50~100店以內(nèi)）：由于店數(shù)漸多，店鋪分 布較廣，商品異質(zhì)性增加，同時(shí)廠商數(shù)亦較前增加，管理工作相對增加，因此須逐漸向 分工的方向調(diào)整組織架構(gòu) 連鎖體系已臻穩(wěn)定連動(dòng)作階段（通常在100店以上）：由于店數(shù)眾多，地區(qū)分布很廣，而 不同商圈商品差異性大，廠商數(shù)亦多，各種管理工作及門市問題點(diǎn)增輻，所以商品采購 機(jī)能會(huì)從商品行銷、商品指導(dǎo)、物流等機(jī)能分離而出，獨(dú)立作業(yè)。但采購?fù)ǔＨ詴?huì)隸屬 于商品部門之下，以保持彼此之密切連系與工作協(xié)調(diào)，而產(chǎn)生綜效。 商品采購的原則 便利商店采購商品的原則如下： 　　1.合乎經(jīng)營業(yè)態(tài)特性的原則 　　對消費(fèi)者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作為思考的基點(diǎn)，從顧客在消費(fèi) 時(shí)、使用時(shí)、攜帶時(shí)的便利等各方面著眼，方可塑造與其它業(yè)態(tài)商品結(jié)構(gòu)的差異性。 　　2．合乎商品組合的原則 　　由于經(jīng)營策略的差異、訴求重點(diǎn)的不一以及商圈客戶的區(qū)別，致使獨(dú)立店和連鎖店 在商品的分類與組合上有所不同。譬如有些店販賣生鮮，有些則不賣；有些店提供服務(wù) 性商品，有些店則不提供；有些店設(shè)立型錄販?zhǔn)凵唐?，有的店則無法配合……。各種因素 所產(chǎn)生的差異性，均會(huì)導(dǎo)致商品組合的不同，進(jìn)而影響商品的采購作業(yè)。 3．合乎高回轉(zhuǎn)率的原則 　　由于便利商店的賣場小，無法陳列太多品項(xiàng)，因此在有限的陳列空間內(nèi)，惟有高回 轉(zhuǎn)率的暢銷品才能增加米效，壓低庫存量。因此，采購人員應(yīng)根據(jù)商圈客戶屬性、市場 商品情報(bào)、市場占有率等，來遴選最合適的商品，在賣場中陳列銷售，以提高商品回轉(zhuǎn) 次數(shù)。此外，為增加商品回轉(zhuǎn)及品項(xiàng)，相同或類似的功能、口味、規(guī)格商品通常只陳列 1~2種，以避免重復(fù)。 4．合乎毛利率目標(biāo)的原則 　　為達(dá)成營運(yùn)績效，通常各部門陳列商品皆會(huì)依業(yè)界行情設(shè)定預(yù)期之毛利率目標(biāo)，而 采購者即應(yīng)依此作為商品采購議價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)，以符合整體毛利率目標(biāo)之達(dá)成，在迷你超市 向便利店轉(zhuǎn)型期間，便利店所售價(jià)格敏感產(chǎn)品要采用特價(jià)促銷策略，與商圈內(nèi)超市、雜 貨店、小賣部進(jìn)行競爭，就會(huì)犧牲這類商品的毛利率。 5．合乎安全衛(wèi)生的原則 　　近年偶有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）于便利商品中銷售，如此極易造成消 費(fèi)者食用不適及企業(yè)形象受損之后遺癥。故供貨廠商之篩選務(wù)須嚴(yán)謹(jǐn)，除備齊公司營業(yè) 執(zhí)照及食品衛(wèi)生檢驗(yàn)證明等合格文件外，尚應(yīng)檢查其商品標(biāo)示項(xiàng)目（品名、含量、原料 名稱、食品添加劑名稱、制造廠商名稱、地址、進(jìn)口廠商名稱、地址、制造日期等）的 完整性，以確保采購商品之安全衛(wèi)生。 6．合乎進(jìn)、退貨規(guī)定的原則 　　近年來，由于便利商店連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般 采由配送中心或中央倉庫直接以多樣少量、多次之配送方式，故采購時(shí)，應(yīng)衡量供貨廠 商在配送作業(yè)之頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎門市之訂貨及進(jìn)貨需求。此外， 便利商店屬商品更換率高之零售業(yè)態(tài)，因此銷售不佳之商品須迅速自門市中汰換，并要 求廠商處理退貨。故采購商品時(shí)，應(yīng)要求廠商配合辦理，否則可依罰則處理。 7．合乎非營業(yè)收益的原則 　　便利商店由于房租高漲、人事費(fèi)用逐年遞增等經(jīng)營成本沉重之影響，各連鎖體系莫 不以開發(fā)非營業(yè)收益為主要開源途徑。在采購商品時(shí)，亦應(yīng)掌握此原則，與廠商于供貨 合約中載明銷售折扣、商品陳列費(fèi)……等協(xié)議事項(xiàng)，以創(chuàng)造更大之采購效益。 8．追求差異化原則 　　近來便利商店將在大城市急速成長，各式新的業(yè)態(tài)不斷興起，業(yè)者均可感受到競爭 日益增強(qiáng)及客源被瓜分的壓力。值此之際，商品如何表現(xiàn)差異性，提供顧客更大的滿足 感，以形成經(jīng)營優(yōu)勢，已是商品采購的重要課題。 　　在采購時(shí)，除了必要的暢銷品外，更應(yīng)掌據(jù)市場越勢及顧客需求，以開發(fā)引進(jìn)差異 化商品。目前各連鎖店努力發(fā)展的服務(wù)性商品（郵票、影印、、代洗照片）、熟食、快 餐及型錄販?zhǔn)鄣壬唐?，均可說是競爭下所呈現(xiàn)出的差異化產(chǎn)物，不但可滿足顧客需求， 提升形象，更可增加營業(yè)績效。 采購管理的重點(diǎn) 1、定位管理 　　賣場的定義簡言之，就是販賣商品的地方。而定位管理則是使商品按照賣場配置（ layout）及商品陳列表（facing list）的規(guī)定「各就各位」，以創(chuàng)造最佳的業(yè)績。商品的位置好比商品的住址，如果能 確實(shí)掌握及執(zhí)行，對進(jìn)、銷、存管理及分析將大有助益。否則，商品「居無定所」，不 但影響訂貨、進(jìn)貨，更易造成缺貨，使顧客不滿，進(jìn)而導(dǎo)致銷售分析的失真，而影響商 品決策品質(zhì)，故采購者對商品在賣場中的實(shí)際陳列位置，應(yīng)隨時(shí)加以了解。 2、數(shù)字管理 　　商品是用以創(chuàng)造業(yè)績和利潤，因此店內(nèi)的商品須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量 商品好壞的指針有下列幾項(xiàng)： 　　（一）銷售量：最易判斷商品銷售好壞的資料即銷售量，通常在一定期間內(nèi)（1個(gè)月 或3個(gè)月）沒有銷售交易的商品即呆品（Error Product），應(yīng)優(yōu)先考慮淘汰。 　　（二）回轉(zhuǎn)率：回轉(zhuǎn)率=平均銷售額÷平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額+期 末存貨額）÷2。商品回?fù)Q率的高低，可判斷其銷售的快慢，并作為與否的參考。便利商 品回轉(zhuǎn)率以每月或每季計(jì)算，正常之回轉(zhuǎn)率為每月4次（即商品每周約回轉(zhuǎn)1次。）不過 ，目前國內(nèi)便利商店之水準(zhǔn)約為1至2次，若商品回轉(zhuǎn)率是在1次以下者，即可列為優(yōu)先淘 汰的商品。 　?。ㄈ┙徊姹嚷剩航徊姹嚷?回轉(zhuǎn)率×毛利率，通常以每月或每季為計(jì)算期間。以交 叉率衡量商品好壞，只基于商品對店鋪整體貢獻(xiàn)的多寡，故應(yīng)同時(shí)考慮銷售快慢及毛利 高低等因素，才較具客觀性。便利商店國外標(biāo)準(zhǔn)的交叉比率為100以上，而目前國內(nèi)便利 商店之交叉比率水準(zhǔn)約為30至50之間，若交叉比率在30以下者，則可列為優(yōu)先淘汰之商 品；反之，則可加強(qiáng)高交叉比率商品之銷售，以擴(kuò)大店鋪整體之利益。 3、品質(zhì)管理 　　目前便利商店的型態(tài)為食品型的便利商店，食品類占銷售比重70%，故品質(zhì)良否影響 顧客健康及商店形象至巨 。在食品采購方面，采購人員除應(yīng)定期與不定期至門市檢查商品品質(zhì)外，更應(yīng)教育第一 線門市人員了解商品知識，協(xié)同做好商品管理工作，以達(dá)到便利商店評估辦法之規(guī)定。 便利商店賣場食品評核表 |項(xiàng)目 |評 估 標(biāo) 準(zhǔn) | |營 |1.地面、墻壁、天花板、門窗應(yīng)堅(jiān)固美觀、無破損、并且經(jīng)常保持 | |業(yè) |清潔，地面不得積水，且設(shè)有自動(dòng)門以防止病菌侵入。 | |場 | | |所 | | |及 | | |設(shè) | | |備 | | | |2.光度應(yīng)保持2000LUX以上。 | | |** | | |3.冷凍食品之溫度應(yīng)保持在-18℃以下，冷藏食品之溫度應(yīng)保持在7℃ | | |至結(jié)冰點(diǎn)之間。 | | |** 4.熟藏食品之中心溫度應(yīng)保持在60℃以上。 | | |5.冷凍調(diào)理食品解凍后，不得再度冷凍出售，亦不得以冷藏型態(tài)出 | | |售。 | | |* 6.冷藏柜、冷凍柜應(yīng)于明顯處設(shè)置溫度計(jì)，并有管理記錄可查， | | |且柜溫必須符合保存食品之溫度。 | | |* 7.開放式冷凍柜中之冷凍食品需堆放整齊，并不得超越最大裝載 | | |線（load | | |line），以確保柜中的冷凍食品均能受到良好的低溫保護(hù)。 | | |* 8.設(shè)有食品衛(wèi)生管理制度，并有完整記錄可查。 | | |9.凈水使用之濾材應(yīng)視用水量定期更換并記錄之。 | | |10.各項(xiàng)供應(yīng)食品之設(shè)備及器具應(yīng)每日清洗消毒，并記錄之。 | |販 |1.販賣冷凍食品、肉制加工品、國產(chǎn)果汗及良質(zhì)米等產(chǎn)品時(shí)，產(chǎn)品 | |賣 |上要有合格標(biāo)志，未有合格標(biāo)志者，則必須為具有合格食品工廠登 | |食 |記證之制造廠所供應(yīng)者。 | |品 | | | |2.販賣之食品來源必須為合格之食品廠商，并標(biāo)示符合食品衛(wèi)生管 | | |理法有關(guān)規(guī)定。 | | |* 3.販賣之低酸性食品罐頭應(yīng)經(jīng)查證登記核可者。 | | |* 4.冷凍、冷藏食品應(yīng)有完善之密封包裝，且標(biāo)示完整，而且內(nèi)外 | | |包裝袋不得使用金屬材料或橡皮圈等釘封。 | | |5.冷凍食品、冷藏食品包裝袋內(nèi)不得放置標(biāo)簽、印刷品及其它雜物 | | |。 | | |* 6.冷凍食品不得冷藏販賣，冷藏儀器不得冷凍販賣。 | | |* 7.販賣業(yè)者不得任意改變原制造者制定之保存溫度條件。 | | |** 8.販賣生鮮農(nóng)、水、畜產(chǎn)品時(shí)，須有完整包裝清楚標(biāo)示。 | |儲(chǔ) |1.倉儲(chǔ)之管理應(yīng)以先進(jìn)先出為原則。 | |存 | | |場 | | |所 | | | |2.倉庫應(yīng)設(shè)置 棧 | | |板，離墻壁、地面5公分以上，以利清掃，并保持良好通風(fēng)。 | | |* 3.冷凍庫（柜）、冷藏（柜）應(yīng)設(shè)置有溫度計(jì)并有記錄可查，而 | | |且溫度必須符合保存食品之溫度。 | | |4.冷凍庫、冷藏庫應(yīng)設(shè)置有警鈴或其它安全設(shè)備。 | | |從 | | |業(yè) | | |人 | | |員 ...
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