關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求
附件二
關(guān)于歸檔案卷的質(zhì)量要求

總的質(zhì)量要求: 遵循文件材料的形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
一、 歸檔文件必須齊全完整。凡是在職能活動中形成的對今后有查考利用價值的文件材料, 均應(yīng)收集歸檔。歸檔文件材料種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù), 均應(yīng)齊全完整。
二、 遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn), 層次分明。在歸檔的文材料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別組在一起, 不得分開；一個項(xiàng)目的材料, 要把項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束形成的材料組在一起, 準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,盡量做到一事一卷。
三、 卷內(nèi)文件的排列: 卷內(nèi)文件材料應(yīng)保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同情況進(jìn)行排列, 密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起, 即:批復(fù)在前, 請示在后； 正件在前, 附件在后； 印件在前, 定稿在后； 會議記錄依會議時間順序排列, 會議文件要按文件的重要程度順序排列, 重要的在前；一般工作形成的材料, 結(jié)論性的文件在前,依據(jù)性的文件在后； 產(chǎn)品銷售合同應(yīng)按銷售產(chǎn)品種類組卷, 再按供貨時間依序排列；上級政策性規(guī)定的普發(fā)文件按問題單獨(dú)組卷, 卷內(nèi)文件依其重要程度排列?？萍嘉募呐帕袌?zhí)行GB/T11822-89國家標(biāo)準(zhǔn)。
四、 區(qū)分不同價值: 各類文件根據(jù)其不同的內(nèi)容都有不同的保存價值。組卷過程中盡量根據(jù)不同的保管期限分別組卷。文件數(shù)量很少或一件事密不可分的文件，可不必因價值不同而拆開組卷。
五、 跨年度材料的處理: 除產(chǎn)品、項(xiàng)目、設(shè)備、儀表、基建項(xiàng)目檔案外,不同年度的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的請示與批復(fù), 放在批復(fù)年立卷； 沒有批復(fù)放在請示年立卷, 跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷, 跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷； 跨年度的會議放在開幕年立卷。
六. 具有長期保存的案卷, 卷內(nèi)文件有圓筆和鉛筆字跡, 要用藍(lán)黑墨水或碳素墨水筆重抄或復(fù)印, 連同原件一同歸檔。
七. 卷內(nèi)文件的編號：每一本案卷的卷內(nèi)文件按“件”編號，每件文件用鉛筆編寫頁號，在文件首頁的右上角蓋“件號章”, 并將件號和每件文件的頁數(shù)填寫清楚。（“件號章”的其它項(xiàng)，由總裁辦檔案人員填寫）。圖紙在右下角編寫頁號。
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