工作分析與工作說明書
工作分析與工作說明書
工作分析的定義
工作分析的目的與用途
工作分析的基本程序
工作分析的操作手法
工作分析所需搜集之資料
工作分析資料搜集方法
工作分析的方法
工作分析的定義

工作分析是用來識別、搜集、檢視及記錄工作職責(zé)內(nèi)容的一套程序管理工具。
工作分析是指利用各種調(diào)查方法搜集與工作有關(guān)的信息并界定執(zhí)行工作所需要的資格條件。

工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
一、建立一套完整的職務(wù)說明書，作為公司經(jīng)營與人力資源規(guī)劃之基礎(chǔ) 。
二、建立各職位明確之任用條件，達到人才選用之適用性，對招募制度加以調(diào)整、補充
三、依據(jù)工作內(nèi)容、及考核標(biāo)準建立公平性與激勵性之薪資制度。

工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
四、配合訓(xùn)練發(fā)展與職涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位與未來發(fā)展路徑與條件。
五、藉由各職位工作分析的過程與結(jié)果使部屬與主管明確知道彼此工 作內(nèi) 容與目標(biāo)，作為績效考核依據(jù)之標(biāo)準及修正之基礎(chǔ)。
工作分析方案執(zhí)行之目的(一)

六、藉由工作分析對各部門、職位之工作職責(zé)進行確認和劃分，以奠定日后營運之順暢。
工作分析方案執(zhí)行之目的(一)
七、其它
工作經(jīng)過詳細分析后，還有許多其它的效用，如有助于工作權(quán)責(zé)權(quán)范圍的劃定；改善勞資關(guān)系，避免員工雙方無方因工作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭議。此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問題都有莫大的助益。

工作分析的意義



工作分析公式(job analysis formula) ：
•員工為什么要做？(目的；why)
•員工要做什么 ？(內(nèi)容；what)
•員工如何做？(方法；how)
•所需技術(shù)如何？(程度；skill)
工作分析的基本程序
搜集背景資料
選擇具有代表性的崗位來分析
搜集工作分析資料
資料檢視與分析
撰寫工作說明書及職級規(guī)范
工作分析的基本程序
為了使工作分析執(zhí)行順暢，及確保分析結(jié)果之有效性，在執(zhí)行工作分析前應(yīng)先有計劃，規(guī)劃好整個工作分析流程，方能有效獲取資料及進行分析。
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法
工作分析的操作手法

檢視／分析所搜集到的資料
進行工作分析結(jié)果及建議討論
與部門／單位主管討論并確認工作分析結(jié)果及建議
公司高階主管簽核
進行工作分析


1.在工作分析問卷進行發(fā)放前，由人力資源主管于主管會議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項，在獲得高階主管及各單位之主管認同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進行配合事項，以便于進行下一階段之分析工作。

進行工作分析


2.在問卷發(fā)放上采漸進方式進行工作分析問卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結(jié)果符合公司現(xiàn)狀與未來需要，故以單位為基準，采取漸進方式進行。


進行工作分析

3.在進行工作分析填寫之前先向填寫者說明此次活動之目的，并說明填寫項目之意義與原則，并帶領(lǐng)填寫者以范例之內(nèi)容流覽一次問卷之全部內(nèi)容。
4.問卷填寫時間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。



進行工作分析

資料整合與分析
各單位交回之工作分析之問卷回收后，由工作分析人員進行相關(guān)資料與問卷的整理，并檢查各項之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。



進行工作分析

檢討與修正
工作說明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進行面談，以確定整理之內(nèi)容維持原意，并對于疑慮之處加以厘清及做進一步之確認，最后進行職務(wù)說明書之修正。


工作分析所需搜集之資料
崗位概述及工作內(nèi)容
工作行為及工作特性
工作產(chǎn)出
業(yè)務(wù)接觸
職責(zé)程度
任職者所需特質(zhì)及資格條件

工作分析所需搜集之資料-1
崗位概述及工作內(nèi)容
組織及崗位位階
主要工作職責(zé)
執(zhí)行工作職責(zé)處理時間及頻率
參與之會議／活動
保管之財物／文件
負責(zé)編制之報告/文件

工作分析所需搜集之資料-2
工作分析所需搜集之資料-2
工作分析所需搜集之資料-3
工作產(chǎn)出
產(chǎn)品
服務(wù)
研發(fā)
知識
其它產(chǎn)出

工作分析所需搜集之資料-3
工作分析所需搜集之資料-4
工作分析所需搜集之資料-4
外部關(guān)系
顧客
政府機關(guān)
競爭廠商
廣告公司/宣傳媒體


供貨商
社會/工會
學(xué)校/顧問
其它
工作分析所需搜集之資料-5
工作分析所需搜集之資料-6
任職者所需特質(zhì)及資格條件
專業(yè)技能
工作經(jīng)驗
溝通技能
管理技能
人格特質(zhì)
體能體力
其它要求
工作分析資料搜集方法
問卷調(diào)查法
詢問訪談法
日記法
觀察法
綜合法

工作分析資料搜集方法-1
問卷調(diào)查法
使用標(biāo)準表格收集資料。（附錄一）
使用問卷法須先確定問卷的結(jié)構(gòu)性程度及應(yīng)該包括那些問題，盡可能把執(zhí)行每項工作職責(zé)所需的時間填上。
工作分析資料搜集方法-1
問卷的格式最好有結(jié)構(gòu)性問題(如：需多久時間的經(jīng)驗才足以擔(dān)任本職位)，也有開放式的問題(如：請敘述工作中的主要職責(zé)）。
工作分析資料搜集方法-2
詢問訪談法
工作分析員對任職者進行訪談以取得所需之資料。
訪談有三種型式:
工作分析資料搜集方法-2
工作分析資料搜集方法-2
集體訪談是在一群員工從事同樣的職位下使用。通常也邀請其主管參加，若其主管無法出席也應(yīng)在訪談后與主管討論所收集到的資料。

工作分析資料搜集方法-2
主管訪談是找一位或多位主管訪談以了解某個職位，這些主管對該職位必須有相當(dāng)?shù)牧私狻?

工作分析資料搜集方法-3
日記法（附錄二）
任職者記錄在一定期間內(nèi)所有從事的工作。
這種方法是要求任職者記下一天當(dāng)中所從事的活動，包括花費的時間。這有助于工作分析員充份了解該工作，然后再與任職者之直屬上司訪談，以確認資料之真確性。
工作分析資料搜集方法-3
日記法相當(dāng)耗時，且所收集的資料無法全面反應(yīng)出工作分析中所需要的資料，必須再輔以訪談，才能確認日記表上所提供資料之真實性，并補充不足的資料，因此并不常被使用。
工作分析資料搜集方法-4
觀察法
工作分析員觀察任職者工作狀況并記錄之。
觀察法可以與詢問訪談法并用，以做補強之用。一種方式是先觀察記錄，再進行訪談，以彌補在此觀察時間內(nèi)未被執(zhí)行的工作項目之狀況及其它有關(guān)之資料。
工作分析資料搜集方法-5
綜合法
即將上述方法綜合運用，以確?？伤鸭阶钔暾钫娲_的資料。
在上述各種方法中，經(jīng)常被使用及較容易執(zhí)行，且較為有效的方法為問卷調(diào)查法及詢問訪談法，在必要時再輔以觀察法以進一步確認資料之真確性及涵蓋面。
工作分析的方法
書面資料評估法
樣本職位標(biāo)準評鑒法
組織模擬法
專家座談法
驗證法
比較法
綜合法

工作分析的方法-1
書面資料評估法
檢視所收集到之書面資料，確定每個職位之職責(zé)明確合理、工作負荷適當(dāng)、任職者的資格條件明確且適當(dāng)。
將所搜集到的資料轉(zhuǎn)化為崗位說明書的內(nèi)容。

工作分析的方法-2
樣本職位標(biāo)準評鑒法
先在組織內(nèi)選取若干重要且有多人從事同一工作之崗位。
確立這些崗位的職責(zé)、與上司、部屬權(quán)責(zé)關(guān)系、合理工作負荷及符合職位所需之任職資歷。
工作分析的方法-2
以這些職位資料為標(biāo)準去比對組織內(nèi)其它崗位，以修訂不合理的工作安排，并維持組織內(nèi)各崗位工作內(nèi)容之合理性。

工作分析的方法-3
組織模擬法：搜集相同產(chǎn)業(yè)的其它企業(yè)組織之資料，做為規(guī)劃組織與崗位之參考。
專家座談法：邀請有關(guān)專家，以座談方式針對所搜集到之資料，進行問題討論及可行性建議之?dāng)M訂。
工作分析的方法-4
驗證法：將所獲得之個別工作分析資料，與不同層次之人員做必要之驗證。
比較法：在分析時由多人完成之同一件工作，比較每人之負荷或時間，或一人擔(dān)任多項工作時對每一工作所需時間之比較。
工作分析的方法-4
綜合法：綜合上述方法，互相搭配運用，以得到最精確之分析結(jié)果及最佳之可行修正方向建議。
工作分析的角色與分工
高階領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任
人力資源（人事）部門的責(zé)任
工作小組的責(zé)任
部門／單位主管的責(zé)任
樣本崗位代表人員
高階領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任
確定工作分析之目的與用途。
會同管理顧問及人力資源（人事）部門領(lǐng)導(dǎo)商討并確認工作小組名單。
明令公司政策配合實施。
主動向公司員工宣導(dǎo)溝通以強化承諾。

高階領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任
公開對工作分析方案實施者之授權(quán)。
定期檢視工作進度。
審核工作分析結(jié)果建議報告并做成決議。
對決議做承諾并明令實施。

人力資源（人事）部門的責(zé)任
與高階領(lǐng)導(dǎo)及管理顧問共同商討及確認工作分析目的與用途。
與高階領(lǐng)導(dǎo)及管理顧問共同商討并確認工作小組名單。
成立工作小組。
人力資源（人事）部門的責(zé)任
提供公司內(nèi)部人力資源政策／制度之資料。
協(xié)助舉辦工作小組及參與工作分析作業(yè)人員之訓(xùn)練與說明會。
協(xié)助選定進行工作分析之樣本職位。
接受工作分析實施之訓(xùn)練，擔(dān)任工作分析員。
人力資源（人事）部門的責(zé)任-2
提供所需行政支持。
協(xié)助跨部門的溝通。
協(xié)助搜集資料。
協(xié)助澄清矛盾的資料。
人力資源（人事）部門的責(zé)任-2
提供意見，協(xié)助完成工作分析結(jié)果建議報告。
負責(zé)執(zhí)行報告之決議。
在必要時或可能的狀況下，應(yīng)培育部屬在未來擔(dān)任工作分析員。
執(zhí)行結(jié)案后所訂定之定期稽核修訂辦法。
工作小組的責(zé)任
擔(dān)任工作分析員角色，接受工作分析員訓(xùn)練。
確認工作分析方法、所需收集之資料及相關(guān)使用之文件表格。
選定工作分析之樣本崗位。
跨部門溝通與確認工作流程。
工作小組的責(zé)任
搜集資料并澄清矛盾的資料。
審核工作分析調(diào)查所搜集到之資料并進行分析。
討論工作分析結(jié)果及建議。
建立與實施定期稽核辦法。
部門／單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任
參與工作分析作業(yè)說明，接受工作分析作業(yè)之訓(xùn)練。
確認樣本崗位之主要工作職責(zé)。
指派樣本崗位代表人員。
提供組織圖與工作流程圖。
向下溝通、解釋配合事項與原因。
部門／單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任
督導(dǎo)樣本崗位代表人員完成工作分析調(diào)查工作。
審核及修訂樣本崗位人員所填寫的工作資料調(diào)查文件。
提供相關(guān)意見給管理顧問及工作小組。
澄清工作上的專業(yè)技術(shù)問題。
配合執(zhí)行結(jié)案報告的各項相關(guān)事項。
樣本崗位代表人員的責(zé)任
接受工作分析作業(yè)之訓(xùn)練。
按工作分析調(diào)查問卷填寫問卷，或接受訪談回答問題，或逐日記錄工作情況。
填寫及／或提供工作實況的詳細說明。

樣本崗位代表人員的責(zé)任
確認所提供資料之正確性。
提供往后修正工作內(nèi)容的資料。
確認工作分析結(jié)果涵蓋之周延性。
配合執(zhí)行結(jié)案后公司所相應(yīng)訂定／修定的各項政策及作業(yè)。

工作分析步驟及分工匯總表
Ｓ：是對該項工作的「督導(dǎo)或?qū)徍恕埂?Ｐ：是對該項工作的「計劃」。 Ｅ：是對該項工作的「實際執(zhí)行」。
工作分析步驟及分工匯總表
Ａ：是「協(xié)助」該項工作之完成。 Ｉ：是「提供意見」以完成該項工作，或「會辦」。 Ｔ：是「參加」與該項工作有關(guān)之說明會或訓(xùn)練。

工作分析步驟及分工匯總表-1
工作分析步驟及分工匯總表-2
工作分析步驟及分工匯總表-3
如何制作工作說明書-1
表頭部分：應(yīng)包含基本資料及該崗位在組織系統(tǒng)圖中之位置。（附錄三）
主要職掌：
應(yīng)按重要性或所耗時間排序填寫。
以『動詞』、『受詞』及『成果補語 』三段式建構(gòu)主要職掌內(nèi)容。

如何制作工作說明書-2
應(yīng)標(biāo)示所占工時比例、對應(yīng)部門執(zhí)掌項目編號及績效指針。
公司內(nèi)、外部業(yè)務(wù)接觸范圍:
包含公司內(nèi)、公司外及國外 三大范圍。
區(qū)別接觸對象、事項及頻率。
如何制作工作說明書-2
責(zé)任范圍 ：
包含督導(dǎo)責(zé)任、培育責(zé)任、對他人安全責(zé)任、成本責(zé)任、財務(wù)權(quán)責(zé)等
工作自主程度
應(yīng)列出工作所需依循的規(guī)章、對于規(guī)章的依循程度及受主管的督導(dǎo)程度
如何制作工作說明書-3
對成果的影響
包含工作結(jié)果的產(chǎn)出方式或型態(tài)、行為或工作結(jié)果對整體營運影響范圍與程度、萬一失誤所造成的影響等。
擔(dān)任本職位所需之基本學(xué)經(jīng)歷
學(xué)歷、經(jīng)驗、語文能力等
如何制作工作說明書-3
專業(yè)知識、技術(shù)與證照
其它相關(guān)條件
工作環(huán)境、體力負荷 、人格特質(zhì)及其它

工作分析與工作說明書